NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Npw è anche un programma di contabilità, ma è stato realizzato pensando che il più delle volte gli addetti all'inserimento della contabilità non hanno conoscenze perfette e non conoscono la partita doppia.

Tuttavia Npw è un programma in partita doppia, con tutti i vantaggi ed i vincoli che ne conseguono: le scritture devono quadrare, è facile ricavare il Bilancio, il Bilancio che viene ottenuto è rigoroso.....

La nostra esperienza ci ha portato a creare le maschere tradizionali di contabilità in Partita Doppia, con inserimento di diversi a Diversi e se necessario di Gestione IVA, ma soprattutto sono state inserite numerose maschere di inserimento contabilità che generano registrazioni senza che l'utente sappia esattamente cosa sta succedendo.

Ad esse abbiamo aggiunto una maschera che è utilizzata per inserire i movimenti di Semplice a Semplice, per i pagamenti e gli incassi, una per rilevare i pagamenti ai Local Staff ed una per registrare gli Acquisti ed i Pagamenti ai Fornitori.

Tutte le registrazioni vengono convertite APPARENTEMENTE in registrazioni di Semplice a Semplice all'interno di una maschera che consente anche di effettuare le correzioni delle righe inserite.

In caso di correzione si aprirà sempre una maschera appropriata, che consente all'operatore di modificare i dati, pur non avendo conoscenze specifiche di contabilità. Le procedure guidate sono utilizzate pertanto sia in fase di inserimento, cosa abbastanza semplice, che in correzione, cosa che dal punto di vista della programmazione è risultata più complessa, perché è stato necessario identificare il tipo di operazione per aprire la maschera adatta.

Lo schema per giungere ad ottenere il Bilancio utilizzando la classificazione ed il Piano dei Conti è il seguente, ed è identico a quello che è utilizzato per Redigere il Bilancio utilizzando i Budget Items.

Quando inserite la contabilità vi viene richiesto quindi di indicare sempre il progetto e la sede di competenza e due date, una per il Bilancio e l'altra per i rendiconti ai Donors. Potete trovare maggiori chiarimenti nelle maschere collegate.

Le registrazioni di contabilità possono contenere Budget Items della ONG e di un solo altro progetto, ma potete registrare movimenti che si riferiscano ad un progetto utilizzando Budget Items della ONG.

Come detto tutti i conti Patrimoniali ed i proventi sono della ONG, gli oneri invece sono della ONG o dei Progetti. Se dovete rilevare oneri non rendicontabili potete quindi indicare il progetto per il quale essi sono stati sostenuti, ma potete scegliere di addebitarlo ad un costo della ONG. Quando estrarrete i Bilanci saranno indicati separatamente i valori rendicontabili e quelli non rendicontabili, ossia quelli che sono stati sostenuti dalla ONG per i quali tuttavia non ha potuto ottenere il contributo.

Ci sono casi in cui le fatture ricevute facciano riferimento ad oneri sostenuti per più progetti. La registrazione deve essere fatta rilevando l'ammontare totale ed addebitandolo alla ONG, ma con apposite procedure potete ripartire l'ammontare o parte di esso sui differenti progetti o sulle sedi di competenza.