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Un capitolo a parte va dedicato alla
registrazione delle buste paga emesse secondo la normativa italiana. Tale operazione richiede generalmente personale
specializzato con una conoscenza approfondita della partita doppia oltre che
della materia, perché le registrazioni sono tipicamente registrazioni di
diversi a diversi.
Esiste inoltre il problema di scollegare
il Budget Item dal Sottoconto a cui esso è collegato; nel budget di solito si
trova la voce (p.e. Personale espatriato) che racchiude tutti i costi, che
invece nel Piano dei Conti si distinguono in Costi ed Oneri contributivi. Con
Questa procedura è possibile effettuare correttamente la registrazione, che
altrimenti sarebbe impossibile.
Per questi motivi e sempre partendo dal
principio del risparmio e quindi dell’ottimizzazione dei tempi e delle risorse
è stata realizzata in NPW la procedura per la registrazione delle buste paga.
Una delle procedure più complesse da
realizzarsi, ma estremamente semplice da utilizzarsi anche da parte di personale
inesperto, al quale verrà solo richiesto di riempire i campi necessari con i
dati facilmente estrapolabili dal documento cartaceo, che costituisce la Busta
Paga.
Nella procedura realizzata troveremo le
seguenti funzioni:
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Inserimento buste paga
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Correzione/cancellazione
buste paga
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Registrazione
pagamenti
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Stampe
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Inserimento buste paga
Si tratta di una maschera composta da tre
fasi:
Ø
la prima
fase identificativa, dove andremo a digitare
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Il
nominativo del collaboratore
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Identificazione
dell’operazione (debito e/o credito)
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la
data emissione busta utile ai
fini di bilancio
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la
data report utile ai fini rendicontazione.
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Il
progetto al quale imputare il costo; sarà possibile scegliere quindi il
Budget Item del Progetto e quelli della ONG, per imputare i costi non
rendicontabili ai Donors.
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la
sede di competenza
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Ø
la seconda
fase di attribuzione del costo, dove andremo a digitare
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l’imponibile
lordo |
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il
budget items al quale imputare la spesa
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la
percentuale di spesa da imputare al budget items selezionato
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la
descrizione
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Ø
la terza
fase per la registrazione degli elementi negativi che concorrono a determinare
l’importo netto della busta paga e quindi andremo a digitare.
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le
quote dei contributi previdenziali ed assistenziali a carico collaboratore,
il programma provvederà a calcolare in automatico le quote a carico ONG
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l’ammontare
imposta Irpef da busta paga e/o eventuali conguagli ed
addizionali regionale e comunali
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anticipi
presi in loco
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trattenute
per spese personali anticipate dalla ONG
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donazioni
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arrotondamenti
attivi e passivi
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Al termine clickando sul
pulsante “save” il programma provvederà alla registrazione generando tutte
le necessarie operazioni in partita doppia.
E’ possibile registrare
un busta paga suddividendo l’imponibile lordo in percentuale su budget items
diversi, ma nell’ambito dello stesso progetto o all’ONG.
Può succedere di avere la
necessità di caricare la busta paga di un collaboratore su progetti differenti.
In questo caso non è possibile avvalersi della suddivisione in percentuale di
questa procedura, ma sarà necessario registrare la busta su un conto oneri
della ONG e ripartire la spesa ai singoli progetti avvalendosi della procedura NOTE DI DEBITO.
Correzione
buste paga
Questa procedura prevede una semplice
maschera dalla quale potremo:
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selezionare
un collaboratore |
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visualizzare,
grazie ad un menù a tendina, l’elenco delle buste paga registrate per il
collaboratore selezionato |
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selezionare
la busta paga
interessata e scegliere “cancellazione”
e/o “correzione |
Optando
cancellazione, il programma provvederà automaticamente alla definitiva
cancellazione dalla contabilità di tutte le registrazioni collegate e
dall’elenco delle buste paga da pagare nella procedura per
la registrazione pagamenti
Optando
correzione, il programma aprirà in correzione la maschera dell’inserimento
buste paga e si potranno così effettuare le modifiche necessarie. Al termine,
clickando il pulsante “save”, il programma provvederà a salvare le
modifiche apportate aggiornando in tempo reale la contabilità e la procedura
per la registrazione pagamenti.
Registrazione Pagamenti
Questa procedura
è stata realizzata per velocizzare
la registrazione dei pagamenti ai collaboratori/dipendenti e risulta molto
funzionale ed efficace soprattutto nel caso di pagamenti multipli.
Via via che si
registrano le buste paga viene generato un elenco contente i dati identificativi
sia del collaboratore (nominativo) che della busta paga (data e numero
registrazione, progetto, importo) per consentire una
facile individuazione della busta paga che andremo a pagare.
Per effettuare
la registrazione di pagamento è sufficiente entrare nella procedura inserire i
dati richiesti relativi al pagamento, selezionare con doppio click la riga
relativa al collaboratore e alla busta per la quale si intende registrare il
pagamento e confermare con il pulsante “registra”. Il programma provvederà
ad effettuare la registrazione in prima nota, aggiornando la contabilità e
cancellando dall’elenco dei pagamenti la busta selezionata.
E’ possibile effettuare
il pagamento di acconto di una busta paga, in questo caso la
busta parzialmente pagata non verrà cancellata dalla
procedura, ma rimarrà esposta per l’importo a saldo.
Stampe
Quattro tipi di
stampe completano la procedura per la gestione delle buste paga.
Le stampe
disponibili sono suddivise in raggruppate e di riepilogo:
le raggruppate
nei seguenti tipi:
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per mese e per progetto |
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per progetto e per
collaboratore |
le stampe di
riepilogo divise per:
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collaboratori
da pagare che riepiloga gli emolumenti ancora da pagare per ogni
collaboratore |
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riepilogo
buste che elenca tutte le buste registrate per il collaboratore/dipendente
selezionato.
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