NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Le note di Debito sono dei documenti cartacei, utilizzati per creare le  pezze giustificative di registrazioni contabili particolari.

Esistono 4 casi che generano la necessità di emettere le note di Debito:

1. Riconoscimento di quote di Budget fisse che non richiedono l’esibizione delle pezze giustificative

2. Riconoscimento di quote forfetario in percentuale sul totale delle spese rendicontate

3. Riconoscimento di oneri sostenuti in periodi precedenti al periodo di eleggibilità delle spese

4. Necessità di imputare gli importi di una fattura a più di un progetto (Ong esclusa)

Partiamo da quest’ultimo caso: le registrazioni contabili possono essere riferite alla ONG e ad un solo altro progetto. Non è possibile inserire all’interno della stessa registrazione due progetti differenti, altrimenti non si potrebbero ottenere i bilanci per progetto.

E’ possibile invece che riceviate  da un fornitore un unico documento contabile per spese  imputabili a diversi progetti, documento che generalmente l’amministrazione generale tende a saldare in un'unica soluzione addebitando un conto corrente generico della ONG , cioè non riconducibile ad alcun progetto.

I casi più frequenti sono rappresentati dai costi dei biglietti aerei e delle assicurazioni per il personale espatriato. Per queste tipologie di spesa  si ha la necessità, ai fini di rendicontazione,  di contabilizzare  Il singolo costo  al singolo progetto, andando ad imputare il relativo budget item. 

A tal fine è stata realizzata una procedura  che consente all’amministrazione generale l’imputazione del costo  su un conto transitorio oppure di addebitarlo ad un conto di oneri della ONG, rilevandone immediatamente il debito, per effettuare poi la ripartizione dei differenti importi ai singoli progetti. Essi saranno  scaricati  automaticamente dal conto addebitato originariamente  e saranno  imputati ai singoli budget items dei progetti da voi scelti.

Un volta effettuata la ripartizione della spesa e possibile creare un documento cartaceo, nota di debito, utile ai fini della rendicontazione. Questo documento verrà automaticamente elaborato, contabilizzato ed infine stampato direttamente dal programma NPW.

E’ inoltre possibile emettere note di debito manuali, cioè non generate necessariamente da una ripartizione di spesa.

In sostanza è possibile il recupero di spese sostenute dalla Ong  anche in periodi precedenti, ma che possono essere riconosciute da un Donor (per esempio studi di fattibilità) , oppure è possibile addebitare al progetto le quote forfait dei costi amministrativi od altra tipologia di spesa a forfait riconosciuta dal progetto.

Negli altri casi (quote fisse o forfetarie) l’elaborazione deve essere effettuata quando la contabilità del periodo di interim è terminata, perché il programma provvede ad elaborare le quote da addebitare al progetto, escludendo o stornando gli importi rispettivamente già imputati o imputati in eccesso.  

Per identificare i budget items dei progetti da rendicontare forfetariamente esiste una maschera di inserimento dati, che vi richiede l'elenco dei conti e le quote percentuali. Se indicate che il conto è forfetario e non indicate nessuna percentuale, allora significa che l'importo rendicontabile è quello dell'ultima revisione di Budget applicata. La memorizzazione può essere fatta anche durante l'inserimento dei valori di Budget.

Il programma, dopo che gli avrete indicato il periodo di riferimento, provvede a calcolare il totale delle spese da rendicontare, per determinare la base su cui calcolare le quote forfetarie, verifica gli importi già contabilizzati e calcola la nota di debito per differenza. Quando date la conferma la nota di debito viene preparata, ma sarà contabilizzata solo nel momento in cui lanciate la stampa.

Escluso il caso della ripartizione di un documento tra differenti progetti, la procedura di stampa delle note di debito  provvederà ad emettere il documento contabilizzando la spesa nei budget item del progetto e registrando in contro partita i proventi generati. Si tratta di un provento, perché non è possibile riferire l’importo ad un conto o ad una registrazione specifica. Il conto che noi utilizziamo è quello del “Recupero di quota di struttura dai progetti”.

Sul documento stampato vengono riportati i riferimenti del progetto, il budget item al quale è stata imputata la spesa, la descrizione e l’importo. E’ possibile personalizzare l’intestazione inserendo i dati della propria Ong.

Tutte le note di debito vengono numerate progressivamente, con differenti numerazioni per ciascun anno, e stampate in formato excel ed in duplice copia per una corretta archiviazione, sia ai fini del progetto che dell’amministrazione generale.

E’ possibile predisporre un insieme di dati per i differenti progetti, verificarne la congruenza e successivamente effettuare le stampe delle note di debito, tenendo presente che la contabilizzazione della spesa a progetto avviene solo in fase di stampa.

Prima di allora è possibile visualizzare quante le note di debito pronte per ogni singolo progetto, verificare a terminale che i giroconti siano correttamente imputati ed eventualmente apportare aggiunte o variazione alla descrizione per meglio specificare la tipologia di spesa.

Come per tutte le procedure di NPW anche le note di debito possono essere corrette, ristampate e/o cancellate, aggiornando immediatamente la contabilità.

Anche questa procedura è stata realizzata sulla base del principio del risparmio di risorse e della corretta rilevazione contabile permettendo il costante  controllo e monitoraggio dei costi e del funzionamento della ONG.