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NPW System - il software per le Organizzazioni Non Governative B-TAN - il software per la contabilità degli ETS
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Gestione
Valute La
gestione dei Fondi ricevuti sui progetti è una delle parti più delicate nella
contabilità delle ONG che operano in loco e che tengono la contabilità non
solo in Euro. Per
gestire correttamente le valute, mantenendo costante il rapporto tra Valuta
ricevuta e c/valore in euro, sono stati previsti dei conti appoggio, in tal modo
diventa semplice tenerli sotto controllo. Il
giro delle valute inizia nel momento dell'introito, che può avvenire: ·
in Euro in Sede
centrale, ·
oppure in valuta, ·
oppure in loco. Nel
primo caso con l'apposita maschera viene registrato Banca
a Debiti per Fondi ricevuti. Nel
caso in cui il conto "Debiti per fondi ricevuti"
sia movimentato su conti eterogenei (per esempio estinguendo direttamente
il Credito per i progetti approvati), allora è consiglliabile inserire due
conti appoggio (C/Appoggio in Dare per Tranche ricevute e C/Appoggio in Avere
per Tranche ricevute), in tal modo è sempre possibile individuare gli Introiti
delle Tranche. La
registrazione sarà: Banca
a Crediti per Progetti C/Appoggio
in Dare per tranche ricevute
a C/Appoggio in Avere per tranche ricevute. Il C/Appoggio in Avere per
tranche ricevute darà il totale delle tranche ricevute senza ulteriori
elaborazione e manipolazioni. Nel
caso in cui l'introito sia in valuta differente dall'Euro o sia stato ricevuto
in loco allora la registrazione diventa più complessa. Rimarrà valida la
registrazione sopra esposta: Banca
a Crediti per Progetti C/Appoggio
in Dare per tranche ricevute
a C/Appoggio in Avere per tranche ricevute. Ad
essa sarà aggiunta una registrazione che rende la valuta disponibile per le
operazioni di cambio valuta. La registrazione è la seguente: Credito
per fondi assegnati ai progetti
a C/Appoggio per cambio Valute Questa
registrazione si rende necessaria perchè è possibile registrare le operazioni
di cambio soltanto e gli Euro oppure per le valute che sono state ricevute,
essendo noto il loro c/valore in Euro, condizione essenziale per la gestione dei
Tassi di Cambio Medio Ponderato, Fi.Fo. medio ponderato e Fi.Fo. Il
C/Appoggio per cambio
Valute mi
dice in automatico quanta valuta è disponibile sul progetto, il Credito per fondi
assegnati ai progetti mi
dice quanti fondi ho inviato al progetto ed i due conti devono avere un saldo
in Euro pari a Zero. Questa
è la logica che vale per la gestione delle valute per mionitorare le
disponibilità per progetto, la cosa si complica ulteriormente se teniamo conto
che possono esserci più di una sede in cui i fondi vengono utilizzati o se la
valuta viene cambiata in altra valuta. Se
i Fondi vengono inviati ad altra sede o se vengono utilizzati per un progetto
differente da quello su cui originariamente erano stati ricevuti allora il
programma storna
le registrazioni di invio fondi e di ricevimento fondi e ripete la registrazione
sulla nuova sede o sul nuovo progetto. La maschera da utiizzare è
quella del cambio valuta. Tutte
le registrazioni fatte utilizzando queste maschere bloccano i C/valori in Euro
delle registrazioni, altrimenti i valori diventerebbero fluttuanti e non sarebbe
possibile determinare le differenze cambio, che vengono registrate quando
essendo noto il valore di acquisto della valuta si decide di iscriverlo in
bilancio utilizzando l'InforEuro o il Tasso di cambio ufficiale della Banca
d'Italia. Un
cambio valuta da USD a XAF per esempio genera la seguenti due
registrazioni: C/Appoggio
per cambio Valute in USD
a Banca USD Banca
in XAF
a C/Appoggio per cambio Valute Se
inforEuro si aggiunge la registrazione (può essere l'inverso se la Diff. Cambio
è positiva): Oneri
per differenza cambio passiva
a C/Appoggio per cambio Valute Supponendo
invece di cambiare il progetto, per esempio utilizziamo USD ricevuti per un
progetto per sostenere oneri di un altro progetto. La registrazione
è uguale alla precedente, ma viene anche evidenziato in contabilità che
i fondi inviati sul primo progetto sono stati invece spostati sul secondo. le
registrazioni saranno: C/Appoggio
per cambio Valute in USD Progetto 1
a Banca USD Banca
in USD
a C/Appoggio per cambio Valute Progetto 2 C/appoggio
per fondi inviati al Progetto 2
a C/Transitorio C/Transitorio
a C/appoggio per fondi inviati al Progetto1 Il
C/transitorio potrebbe essere individuato come conto Prestiti tra progetti. La
scelta del Tasso da Applicare al Bilancio Il
programma è studiato ed impostare per la gestione di tutte le tipologie di
tasso di cambio, in conformità alla disposizioni del Donor. Esistono
tuttavia dei criteri e delle scelte di carattere generale che dovete operare nel
momento in cui iniziate ad inserire i dati in valuta. Come regola generale il
programma utilizza come tasso di riferimento generale il Cambio Medio Ponderato,
ma quando inserite i valori in valuta provvede a convertirli in Euro utilizzando
il Tasso InforEuro, che è un tasso certamente disponibile all'inizio di ogni
mese. Dal
programma NPW - Admin impostazioni generali potete decidere tuttavia di
applicare a tutta la contabilità la regola generale di Utilizzare sempre il
Tasso InforEuro oppure il Tasso pubblicato dalla Banca d'Italia. Quest'ultimo
genera l'inconveniente che è pubblicato solo alla fine di ogni mese, a
differenza dell'inforeuro ed il tasso giornaliero è complesso da gestire, perchè
quotidianamente dovreste scaricare la tabella. Nulla vieta di farlo, ma è
veramente complicato da gestire. Ad
ogni modo potete anche adottare tale opzione. Se
la contabilità viene convertita con un tasso differente dal Cambio Medio
Ponderato occorre rilevare in contabilità le differenze cambio, che vengono
generate dall'utilizzo di un tasso esogeno e non corrispondente agli esborsi
effettivi in Euro per l'acquisto delle valute. A tal proposito vi rimandiamo al
paragrafo precedente per gli approfondimenti necessari. Quando
inserirete le operazioni che generano l'acquisizione di una valuta convertita
dall'Euro o perchè cambiate una valuta in altra valuta vi viene offerta la
possibilità di rilevare la differenza cambio tra l'importo originariamente
esborsate ed il contro-valore in Euro determinato sulla base del Tipo Tasso di
Cambio da voi scelto Gestione
Valute - Introiti dal Donor Questa
maschera consente di registrare gli introiti per i progetti. E' indispensabile
utilizzare questa maschera quando l'introito è in valuta diversa dall'Euro,
perchè assegna al valore incassato un controvalore che deve restare fisso,
anche quando si fa la conversione della contabilità in valuta. Essa
richiede la data in cui è avvenuto l'incasso, il progetto a cui si riferisce,
l'importo in valuta e la valuta. Se la valuta intoritata è diversa dall'euro
allora suggerisce il controvalore in Euro utilizzando il cambio InforEuro
caricato nella tabella apposita. E'
indispensabile confermarlo o utilizzare un altro tasso ufficialmente
riconosciuto, perchè da esso dipenderanno poi i valori che saranno
rendicontati. L'ultima
informazione richiesta è il conto su cui accreditare l'importo ricevuto. La
registrazione che viene fatta è semplificata per gli utenti meno esperti di
contabilità, ma complessa. Viene registrato il debito verso il Donor e
l'assegnazione dei fondi al prgetto (prima registrazione), quindi viene
registrato il ricevimento dei fondi sul progetto e l'accredito al conto
scelto(seconda registrazione) Per
registrare un incasso dal Donor dovete essere certi dell’importo che andate a
registrare. La
maschera guida nell’inserimento dei dati OBBLIGATORI che sono nell’ordine:
La data, che deve essere inserita nel formato
reimpostato dalla maschera. Dopo che avrete inserito correttamente la data,
digitando INVIO passate alla scelta del Progetto di riferimento Il progetto deve essere selezionato utilizzando
l’apposito Menù a tendina. Scegliete il progetto e digitate INVIO. Il cursore
si sposterà sulla descrizione del Movimento. Inserite la descrizione della registrazione; essa
apparirà nella contabilità e nei movimenti e sarà utilizzata per ricostruire
eventuali errori. Dopo che avrete
digitato INVIO il programma si posizionerà sulla scelta della valuta. Scegliete la valuta effettivamente incassata e
digitate INVIO. Il cursore si sposterà su valore in valuta. Digitate l’importo incassato e INVIO. Il cursore
si posizionerà sul Tasso di cambio. Inserite in Tasso che vi è stato comunicato e
digitate INVIO. Il programma si posiziona sul C/valore in Euro Confermate l’importo ottenuto automaticamente
digitando INVIO. Il cursore si posiziona sul conto finanziario da accreditare
(Cassa, banca ecc…) Per salvare la registrazione Clickate sul pulsante
con l’immagine del Floppy-Disk Il programma azzera i valori e si predispone per un nuovo inserimento. Se avete completato uscite dalla maschera e tornate alla maschera della contabilità. Gestione
Valute - Invio Fondi al Progetto Con
questa maschera vengono contabilizzati gli invii di fondi in loco. La
registrazione comporta l'accensione di un credito della Sede Centrale nei
confronti del progetto o della sede a cui sono stati inviati i fondi, che deve
trovar riscontro con il ricevimento in loco o sul progetto del medesimo importo. Per
fare la registrazione occorre indicare la data in cui esso è avvenuto ed il
progetto a cui sono stati inviati i fondi. Dopo che li avrete indicati, sarà
possibile caricare la valuta inviata, scegliendola nell'elenco del menù a
tendina e quindi digitando gli importi. E'
possibile inoltre inserire nella contabilità una descrizione dell'operazione
che è stata fatta. Se
scegliete la valuta "Euro" non sarà necessario indicare gli importi
in valuta, altrimenti li indicate necessariamente, inserendo anche il tasso di
cambio evidenziato dalla vostra banca. Dopo aver caricato gli importi in valuta
il programma procede a calcolare il Contro Valore in Euro applicando il tasso
inserito precedentemente. Se è necessario applicare il reciproco del tasso, è
sufficiente spuntare l'apposita cella "Inverti Tasso", il programma
provvede ad invertire il calcolo del controvalore in Euro. Scegliete
infine i conti a cui addebitare l'importo ed a cui addebitare le spese e quindi
procedete a registrare utilizzando il pulsante <SAVE> Se
dovete correggere una registrazione già inserita potete richiamarla con un
doppio click, procedendo ad effettuare le correzioni necessarie. Se scegliete un
progetto dal Menù a tendina posto in alto a sinistra ottenete di filtrare le
registrazioni, visualizzando soltanto gli invii effettuati al progetto da voi
scelto. Se
avete inviato fondi in valuta è NECESSARIO
seguire questa procedura, percè i valori in Euro vengono bloccati e non saranno
modificati quando applicherete i Tassi di cambio alla contabilità.
Gestione
Valute - Fondi ricevuti per il progetto I
fondi ricevuti in loco devono essere registrati inserendo la data, il progetto
per cui essi sono stati ricevuti, il valore in Euro e quello lordo della valuta
ricevuta. Nella stessa regsitrazione potete anche inserire direttamente le spese
della banca locale ed ottenre il saldo netto ricevuto. Se
avete inserito le spese dovete selezionare il conto delle spese da utilizzare
per la loro registrazione, altrimenti è sufficente selezionare il conto
finanziario in cui i fondi sono entrati (Cassa, banca ecc...) Se
i dati sono corretti la registrazione viene completata e viene segnalato il
numero di Prima nota. Per
registrare i trasferimenti ricevuti utilizzate sempre questa maschera, che
blocca il cambio dell'operazione, altrimenti il valore dell'euro diventa
fluttuante. Selezionando
il pulsante “Carico Valuta”
accedete alla maschera per registrare i trasferimenti fondi ricevuti dalla Sede.
Si aprirà l'apposita maschera che guida nell’inserimento dei dati OBBLIGATORI
che sono nell’ordine:
La
data, che deve essere inserita nel formato reimpostato dalla maschera. Dopo che
avrete inserito correttamente la data, digitando INVIO passate alla scelta del
Progetto di riferimento Il
progetto deve essere selezionato utilizzando l’apposito Menù a tendina.
Scegliete il progetto e ditate INVIO. Il cursore si sposterà sulla descrizione
del Movimento. Inserite
la descrizione della registrazione; essa apparirà nella contabilità e nei
movimenti e sarà utilizzata per ricostruire eventuali errori.
Dopo che avrete digitato INVIO il programma si posizionerà sulla scelta
della valuta. Scegliete
la valuta effettivamente incassata e digitate INVIO. Il cursore si sposterà su
valore in valuta. Digitate
l’importo incassato e INVIO. Il cursore si posizionerà sul C/valore in Euro Digitate
l’importo che vi è stato comunicato dalla sede e confermatelo digitando
INVIO. Il cursore si posiziona sul conto finanziario da accreditare (Cassa,
banca ecc…) Cliccate
sul pulsante "SAVE" per salvare la registrazione. Gestione
Valute - Cambio valuta o giro dei fondi ricevuti ad altro progetto I
fondi ricevuti in loco possono essere spesi oppure possono essere convertiti in
altra valuta, ma potete anche registrare la rettifica ed assegnarli ad un
progetto differente, dandone evidenza contabile. Con
questa maschera apposita è possibile scaricare la valuta ricevuta, quando
vengono effettuate operazioni di cambio, mantenendo il collegamento al c/Valore
espresso in € E’
possibile per esempio ricevere dollari per il Progetto UNO, che corrispondono ad
un certo controvalore espresso in €, scaricarli dal progetto UNO al suo
effettivo controvalore e ricaricarli sul progetto DUE, mantenendo il
collegamento al loro controvalore originario. Non
solo è possibile anche ricaricarli in valuta differente da quella ricevuta
originariamente, che è l’effettiva operazione di cambio, sia assegnando
l'importo al primo progetto che al secondo.. Per
procedere alla rilevazione del cambio valuta occorre indicare la data in cui
l’operazione è stata effettuata e selezionare il progetto che aveva
originariamente ricevuto i fondi. Sulla
maschera appariranno i totali dei fondi ricevuti, raggruppati per valuta, il
dettaglio dei trasferimenti caricati ed i saldi finanziari. Questo accorgimento
è dstato inserito per consentire un controllo immediato dei fondi ricevuti, dei
saldi delle casse e delle banche, evitando in tal modo di compiere operazioni,
qualora non esista la disponibilità. Con
il solito doppio click sulla riga
dei trasferimenti selezionate la valuta che avete cambiato. Quando
viene inserito l’importo la procedura verifica gli importi effettivamente
caricati e li somma sino al raggiungimento dell’importo inserito manualmente,
memorizzando anche il totale del controvalore in €, per determinare il tasso
di cambio. Se l'ammontare digitato eccede quello ricevuto la registrazione sarà
effettuata soltanto per quanto effettivamente caricato, perchè non è noto il
controvalore in Euro della parte eccedente. determinato
l'ammontare in euro potete confermare ilo progetto per il quale state caricando
la nuova valuta, o potete modificare la destinazione dei fondi scegliendo un
progetto differente. Dovete
scegliere quindi la valuta che andrete a caricare, l'importo in valuta ed i
conti di cassa e banca da utilizzare per lo scarico ed il carico. Quando
tutti i dati obbligatori saranno completi verrà effettuata la registrazione. Se l'operazione è fatto sul
medesimo progetto, sia in entrata che in uscita, allora trovere due
registrazioni, altrimenti le registrazioni in contabilità saranno 4, per
registrare lo spostamento dei fondi da un progetto all'altro. Se avete trasferito i fondi
ad un'altra sede, perchè il progetto che avete scelto non è di competenza
della vostra sede, allora la registrazione dell'introtio non verrà fatta, perchè
sarà presa in carico dalla sede di destinazione. Selezionando
il pulsante “Cambio Valuta”
accedete alla maschera per registrare il cambio delle valute ricevute in altra
valuta. Si aprirà la maschera qui illustrata. La
maschera guida nell’inserimento dei dati OBBLIGATORI che sono nell’ordine:
La
data, che deve essere inserita nel formato reimpostato dalla maschera. Dopo che
avrete inserito correttamente la data, digitando INVIO passate alla scelta del
Progetto di riferimento Il
progetto deve essere selezionato utilizzando l’apposito Menù a tendina.
Scegliete il progetto e ditate INVIO. Il cursore si sposterà sulla descrizione
del Movimento. Inserite
la descrizione della registrazione; essa apparirà nella contabilità e nei
movimenti e sarà utilizzata per ricostruire eventuali errori.
Dopo che avrete digitato INVIO il programma si posizionerà sulla scelta
della valuta. Scegliete
la valuta scaricata e digitate INVIO. Il cursore si sposterà sulla scelta della
valuta caricata. Scegliete
la valuta caricata e digitate INVIO.
Il cursore si sposterà su valore in valuta da scaricare. Digitate
l’importo e confermate con INVIO. Il cursore si posizionerà sul conto da
addebitare. Scegliete
il conto finanziario da addebitare (Cassa, banca ecc…) e confermatelo con
INVIO.Il cursore si posizionerà sull’importo da accreditare. Digitate
l’importo e confermatelo digitando INVIO. Il cursore si posiziona sul conto
finanziario da accreditare (Cassa, banca ecc…)
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