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Noi non siamo amanti delle contabilità tenute con files di Excel, non per una preclusione a priori, ma per le difficoltà che oggettivamente essi generano, tuttavia possono esserci casi in cui essi rappresentano l'unica strada percorribile.

Se aprite le nostre guide del loco trovate una descrizione di come utilizzare il file. Esso è stato impostato per consentire l'importazione dei dati, convertendo le registrazioni in righe di partita doppia, adeguatamente elaborate.

Potete utilizzare un file per la Contabilità di un Progetto oppure un File per la contabilità di una sede. I due files sono generati dal programma (menù utilities) per fornire i dati di base da utilizzare per l'inserimento della contabilità (progetti, valute, Budget Item, C/partite....)

Prima di importare i dati viene verificata la congruità dei Budget Items e delle valute; quando infine viene lanciata l'importazione esse vengono inserite verificando di volta in volta che le date siano congruenti con quelle definitive della contabilità (Chiusura del Bilancio, del Libro Giornale o del progetto), apportando le modifiche possibili, oppure omettendo l'importazione quando le modifiche non sarebbero verificabili o non congruenti con le caratteristiche del progetto (data di chiusura del progetto, non eleggibilità delle spese...).

Al termine dell'importazione i dati non registrati verranno salvati in un apposito file di Excel, per lasciare traccia degli errori, rendendo possibili le verifiche successive e l'aggiornamento manuale delle scritture contabili.

I motivi per cui non amiamo i files di excel derivano dal fatto che non sempre i formati dei campi sono adeguati a quelli del DB centrale, accade per esempio che una data 01-12-05 venga interpretata correttamente secondo il nostro standard in primo dicembre, altre volte viene interpretata all'inglese in dodici gennaio 2005. I due valori sono ben differenti, ma questo è un problema tipico dei files di excel, che vengono usati su sistemi operativi differenti.

L'altra perplessità è legata alle caratteristiche di excel, che spesso perde i riferimenti nelle formule, soprattutto quando i file sono di grandi dimensioni o quando contengono molte formule, e all'impossibilità di introdurre metodi di controllo adeguati.

Queste perplessità non ci portano ad escludere l'uso di questo file, ma vi raccomandiamo di prestare molta attenzione al momento dell'importazione dei dati, quindi, dopo che avrete effettuato l'inserimento, aprite la visualizzazione della prima nota del progetto elaborato e scorrete a terminale le righe, per verificare che date, valute e budget items siano logici e congruenti.