NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Il DataBase è organizzato per essere aggiornato indipendentemente sia in Sede Centrale che in Loco, dove vengono sviluppati i progetti. Il codice che identifica le sedi risulta importante, perchè esso consente di gestire ed organizzare i dati al meglio.

Quando create i dati da inviare ad una sede, vi viene richiesto di identificarla ed il codice ottenuto consente di selezionare soltanto i valori con sono di sua competenza, quando caricate una nuova riga in qualsivoglia tabella essa viene identificata applicando un algoritmo che contiene  il codice della sede che l'ha generata, rendendo univoco ogni record, quando inserite una riga di prima nota essa viene identificata con il codice della sede che la ha caricata, e le numerazioni delle registrazioni di prima nota rimangono separate ed univoche. 

Le dipendenze invece sono i luoghi periferici, collegati ad una sede o alla sede centrale, che non hanno autonomia amministrativa. Esse fanno riferimento ad una sede e non hanno un proprio database. 

Generalmente le dipendenze (altrimenti dette Fields) utilizzano dei files semplici in Excel, che se opportunamente strutturati, consentono di tenere una contabilità ordinata.

Il DataBase consente inoltre di Raggruppare le sedi Per Aree Omogenee (per tipologie di progetti, per sottosistemi geografici ecc...), utilizzando una sede come sede di coordinamento e le altre come sedi collegate.

L'ultimo Raggruppamento delle sedi è quello per Zone Geografiche, che sono utilizzate per la gestione dei dati storici della ONG.