NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

La gestione della contabilità in valuta è apparentemente complessa, ma se utilizzate correttamente le nostre procedure essa diventa semplicissima. Qui vi spieghiamo come fare ed i principi che stanno alla base del nostro metodo;  la spiegazione è complessa, ma la gestione è completamente automatizzata e molto più semplice di quanto appaia.

La contabilità di NPW è tenuta nelle valute che sono state utilizzate effettivamente, per poi essere convertita in Euro. Il lavoro di conversione avviene in pochi secondi, ma è necessario che seguiate alcune procedure particolari, quando registrate il carico di nuove disponibilità in valuta.

Se gestite correttamente la contabilità potete anche passare dall'Euro ad altra valuta e stampare i reports, per esempio in Dollari o Sterline Inglesi.

Vediamo praticamente cosa avviene.

Quando avete caricato le sedi è stata generata automaticamente la sua valuta principale, ma potete aggiungere e rendere disponibili altre valute, utilizzando l'apposita maschera oppure nel corso dell'inserimento della contabilità, senza interrompere il lavoro di inserimento dati.

Nell'anagrafica degli Stati è stato caricato il codice ISO,  riconosciuto internazionalmente, che identifica la valuta locale. Quando indicate lo Stato dove è localizzata la sede viene automaticamente caricato il codice di Iso Valuta, ma se non è noto, allora nell'anagrafica delle valute viene inserita la scritta "Local". 

Quando inserire i progetti vi viene richiesto a quale sede essi debbano essere assegnati, per cui essi potranno utilizzare tutte le valute che sono spendibili nella sede, pertanto per ogni sede e progetto sapete esattamente quali valute possono essere utilizzate.

A questo punto siete pronti a gestire la contabilità in valuta. Quando inserite una nuova registrazione in contabilità vi viene richiesta la valuta da utilizzare.

Per convertire la contabilità in Euro e dall'Euro in altra valuta occorre determinare i tassi di cambio, ma per farlo occorre caricare gli acquisti di valuta, bloccandoli per evitare che essi vengano modificati ogni volta che si effettua l'elaborazione dei tassi di cambio.

La valuta viene caricata con 3 operazioni differenti:

1. Incasso in valuta dal Donor

2. Assegnazione di valuta dalla ONG

3. Operazione di Cambio da una valuta ricevuta precedentemente ad un'altra.

Quando carichiamo la valuta le assegniamo un controvalore in Euro, che è determinato dalla Banca, se la valuta è stata acquistata ed è disponibile pertanto la contabile bancaria che ne determina il controvalore.

Se invece la valuta viene caricata in loco perché è stato effettuato un invio di fondi in Euro che viene ricevuto in valuta, allora il controvalore è pari agli Euro inviati dalla sede centrale.

Nel caso in cui la valuta venga caricata perché il Donor ha effettuato il versamento direttamente in valuta diversa dall'Euro, allora il controvalore sarà determinato utilizzando un criterio definito dalla ONG, per esempio il tasso di cambio ufficiale del giorno o il tasso InforEuro.

Quando effettuate un'operazione di cambio valuta, il programma adotta il sistema LIFO (Last In First Out), per determinare il controvalore in Euro. 

Supponiamo che abbiate caricato due ricevimenti fondi uno di 5.000,00 USD, pari a 4.500,00 Euro,ed un secondo più recente di 5.000,00 USD pari a 5.000,00 Euro. Supponiamo quindi che abbiate cambiato 6.000,00 Usd in XAF. E' necessario determinare il controvalore in Euro degli XAF che sarà il seguente:

Valore XAF =  Euro 5000 + (USD 1000 * (Euro 4500 /USD 5000))

dove:

Gli XAF caricato varranno 5.900,00 Euro

Sin qui abbiamo visto come fare a caricare le operazioni di acquisto o cessione valuta, adesso occorre determinare il Tasso di Cambio da applicare alla contabilità.

In NPW esiste la possibilità di utilizzare tre tassi di cambio:

1. Tasso Fi.Fo. Medio

2. Tasso Medio Ponderato

3. Tasso InforEuro ed InforEuro Medio

4. Tasso Banca d'Italia

5. Tasso UN

6. Tasso Fi.Fo.

Nelle pagine allegate vi spieghiamo  il metodo di calcolo e di aggiornamento della tabella dei Tassi, che sono utilizzati per convertire la contabilità, ma vi raccomandiamo di valutare attentamente quale criterio adotterete.

I primi due sono dati determinati dalle vostre scritture contabili, sono inoppugnabili e non generano differenze cambio, che altrimenti dovrebbero essere rilevare se doveste decidere di optare per la terza soluzione (utilizzo del Tasso InforEuro), per redigere il bilancio secondo i corretti principi contabili.

Npw dà anche la possibilità di utilizzare un tasso di cambio inserito manualmente nell'apposita tabella dei tassi di cambio. Se aprite la maschera di inserimento dei Tassi di Cambio Medi Ponderati noterete che ci sono due colonne, una è quella del tasso calcolato automaticamente dal programma, l'altra è quella del tasso che potete applicare al progetto.

Modificate le righe esistenti e quindi lanciate la procedura per convertire la contabilità, le registrazioni saranno convertite in Euro utilizzando i tassi da voi inseriti manualmente.

I principi che ci hanno indotto ad adottare tali procedure sono i seguenti:

1. Quando viene effettuata un'operazione di acquisto valuta, ne viene anche determinato in modo definitivo il C/Valore. Le operazioni di acquisto sono:
1. Incasso in valuta dal Donor, allora il tasso di cambio suggerito è InforEuro, ma può essere modificato.
2. Invio di fondi in Euro, ricevuti in valuta, allora il C/valore della Valuta ricevuta (al lordo delle spese della banca locale, ma al netto delle spese delle banche intermediarie che hanno effettuato l'operazione) è pari all'importo di euro inviati dalla sede centrale
3. Cambio da una valuta ad un'altra, allora il C/Valore è pari al controvalore dei fondi ricevuti nel periodo immediatamente precedente sino ad ottenere il valore della valuta scaricata. (metodo FI.Fo.)
2. Dopo che sono state caricate le operazioni di acquisto valuta e che sono state registrate le operazioni di uscita, viene determinato il Cambio utilizzando a vostra scelta i metodi richiesti dai Donor:
1. Utilizzo dell'InforEuro, InforEuro Medio e Tasso della Banca d'Italia quando ciascun progetto lo prevede
2. Utilizzo del Tasso di Cambio Medio Ponderato, determinato sulla base della somma delle disponibilità  (Iniziale + Acquisti valute ), dove il saldo detratte le spese diventa la disponibilità iniziale per il periodo successivo. Il periodo per cui viene determinato il TCMP è quello degli interim inseriti nella Tabella dei Tassi di cambio da utilizzare per convertire la contabilità. Il tasso non viene applicato alle registrazione di acquisto e cessione valuta ed alle registrazioni IVA.
3. Utilizzo del Cambio Fi.Fo. Medio, determinato sulla base delle operazioni si acquisto e cessione valuta. Ogni qualvolta viene effettuata tale operazione muta il tasso di cambio da utilizzare per il perido successivo sino alla nuova operazione di acquisto o cessione di valuta. Il saldo detratte le spese sostenute e pagate nel periodo diventa la disponibilità iniziale per il periodo successivo. Il periodo per cui viene determinato il TCD è quello compreso tra due operazioni di Acquisto/Cessione. Il tasso non viene applicato alle registrazione di acquisto e cessione valuta ed alle registrazioni IVA.
4. Tasso Fi.Fo. è l'ultima invenzione dei Donor, è complesso e può essere applicato solo alle operazioni Cash. Per convertire le altre operazioni occorrono alchimie di calcolo che abbiamo realizzato, ma che rendono complessa la loro verifica. Consigliamo di registrare delle operazioni in valuta solo ed esclusivamente con competenza e per cassa, anche se si perde l'opportunità di fare le registrazioni per competenza.