NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Il programma in Loco è più semplice di quello della sede centrale, perché molti dati vengono generati in HQ e poi inviati agli espatriati, che hanno essenzialmente il compito di generare le scritture contabili e di effettuare i controlli.

Npw Basic li guida in questa attività, che viene svolta con le modalità descritte nel seguito, ma in casi particolari alcune attività possono essere svolte in loco, p.e. la creazione di nuovi progetti, senza che il DataBase subisca alcun danno.

La sede centrale genera il file contenete i dati della sede periferica. In essa sono contenuti i dati di base, per il corretto funzionamento, e le informazioni di pertinenza della sede, escludendo quelle che non le competono.

Il criterio di selezione è determinato dalla sede di competenza, che viene richiesto o ottenuto automaticamente, quando possibile.

Supponete di essere in missione, le attività che dovreste svolgere sono le seguenti.

Quando ricevete il file di installazione dovete provvedere a caricarlo, utilizzando l'apposito programma di installazione ed importando i dati che sono stati generati dalla sede centrale.

Dopo che l'installazione potete iniziare ad utilizzare il programma per inserire i progetti, il Piano dei Budget Items e la contabilità. Generalmente i progetti vengono caricati dalla sede centrale, pertanto quando avrete terminato il processo di installazione troverete già caricati i dati necessari per inserire la contabilità, tuttavia se ciò non fosse potete effettuare il caricamento direttamente in loco.

Le attività ricorrenti si distinguono in:

·          Attività giornaliere

Registrate con metodo la contabilità, il più rapidamente possibile, perchè in caso di errore la memoria vi aiuterà a ricostruire rapidamente . Più tempo trascorre e più difficile diventa ricostruire .

Le registrazioni da effettuare sono :

 Spese: imputare il progetto, la data, la descrizione, la valuta e l'importo, scegliendo infine la contropartita finanziaria (Cassa, banca, fornitore) . per l'inserimento utilizzate la maschera Book-Keeping.

Allo stesso modo registrate gli anticipi al personale espatriato, selezionando dopo aver inserito la data il conto "Fornitori" e quindi il nome dell'espatriato a cui avete corrisposto l'anticipo. Inserite la descrizione, la valuta utilizzata ed il conto da cui avete effettuato il pagamento (Cassa, Banca ecc.).

Se il Donor richiede l'elenco dei fornitori a cui avete richiesto le forniture o se volete memorizzare un acquisto da rendicontare, anche se non è stato corrisposto l'importo,  allora è necessario registrare gli acquisti utilizzando la procedura degli acquisti. Utilizzate l'apposita procedura <Purchase>, che richiede i dati del fornitore, l'importo dell'acquisto, la valuta utilizzata, l'ammontare pagato e le valute utilizzate.

Se dovete registrare il pagamento di un acquisto precedentemente caricato utilizzate la maschera che vi consente di richiamarlo e di inserire i pagamenti successivi, sino al saldo definitivo.

La stessa operazione deve essere effettuata per registrare il pagamento o il rilevamento del costo del Local Staff. Utilizzate  Caricando queste voci di spesa viene richiesto anche l'ammontare degli oneri locali; caricate il costo al lordo ed inserite l'importo da trattenere, che sarà contabilizzato in deduzione dal debito. Quando dovrete registrare il pagamento degli oneri locali utilizzate l'apposita maschera, che evidenzia gli importi separatamente per progetto e che provvede a contabilizzare correttamente l'estinzione del debito.

Se dovete registrare il ricevimento dei fondi dalla sede, un introito in loco o un'operazione di cambio valuta utilizzate le 3 maschere appositamente create. E' indispensabile rispettare tali procedure per non incorrere in gravi inconvenienti quando saranno applicati alla contabilità i tassi InforEuro, Medio Ponderato o diretto.

Se dovete registrare l'assegnazioni di fondi ad un progetto, attingendo a fondi caricati su un progetto differente (Es. Progetto ONG) utilizzate la maschera del Cambio Valuta. Il programma provvede ad effettuare correttamente le registrazioni necessarie.

Al termine di ogni giornata di lavoro effettuate il Backup dei dati.

·          Attività settimanali

Memorizzate i saldi finanziari utilizzando l'apposita maschera. L'inserimento dei dati può essere fatto distintamente per progetto oppure cumulativo per sede.

Quando memorizzate i dati verificate che il saldo liquido reale corrisponda al saldo contabile. In caso di errore verificate la causa dell'errore e correggete gli errori.

·          Attività Mensili

Inviate in sede i vostri dati per effettuare il sincronismo.

Trascorsi alcuni giorni, senza necessariamente interrompere il lavoro di aggiornamento della contabilità, vi sarà ritornato il file aggiornato con le scritture di sede, che provvederete ad importare.

Verificate lo stato avanzamento del progetto e confrontate il totale del Budget con il Totale speso. Se notate che il progetto si sta sviluppando troppo lentamente intervenite per accelerare i tempi di realizzazione.

 All'inizio di ogni mese importate la tabella dei tassi InforEuro, utilizzando l'apposita procedura. Questa operazione è importante e deve essere fatto prima di iniziare a caricare le spese del mese, perché l'importo in valuta viene convertito immediatamente in Euro utilizzando proprio questa tabella.

 Procedete alla conciliazione dei saldi contabili con i documenti di supporto

 Rendiconto progetto.

Per rendicontare un progetto dovete essere certi di avere ricevuto i dati dalla sede, altrimenti le spese registrate dalla sede centrale non vengono incluse nel rendiconto.

Dopo che siete certi di avere la contabilità aggiornata provvedete ad applicare il tasso di cambio e quindi a fare la spunta dei documenti seguendo nell'ordine le attività che sono indicante nel Report "Scheda Controllo Progetto", che potete ricavare dal programma.