NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

La maschera dei rendiconti

Da questa maschera potete estrarre i dati per i rendiconti. La prima cosa che dovete fare è scegliere il periodo di rendicontazione, tenendo presente che quando andate a confrontare gli oneri con il budget è necessario individuare il periodo di riferimento.

Scegliete pertanto dal menù a tendina la data di riferimento, il programma individua il periodo. Potete quindi selezionare un periodo ristretto per l'estyrazione dei dati, che deve ricadere nell'interim selezionato, oppure che inizia da una data sino alla data che indicate manulamente. Ricordatevi però che la struttura del Budget è rigida e che per evidenziare i valori di badget saranno utilizzate le colonne sino al numero di interim scelto, applicando il criterio spiegato nel seguito.

Quando avete scelto il periodo occorre prestare attenzione ai valori di budget a cui volete fare riferimento. Nei progetti MAE ogni annualità ha un suo Budget di riferimento (per esempio) allora il confronto dovrà essere fatto con l'annualità specifica, oppure i valori di Budget caricati sono soltanto quello del Totale ( odella revisione ) e quello del primo periodo, mentre nelle colonne degli interim non è stato caricato alcun valore. La contabilità dovrà essere confrontata col budget complessivo, rispondete affermativamente alla richiesta che vi viene fatta: "Vuoi visualizzare solo il budget del periodo?".

Individuato il Budget di riferimento ed il periodo resta un'ultima scelta da fare: la valuta da utilizzare per il rendiconto. Se il budget è stato caricato in valuta e se la valuta da utilizzare per il rendiconto è diversa dall'euro noterete che tutti i pulsanti per le stampe e per l'estrazione dei dati sono disabilitati.

Il motivo è semplice: la nostra contabilità è in euro e per estrarre i dati utilizzando un altra valuta di riferimento occorre prima elaborarla. Nella maschera è visualizzata la valuta per la rendicontazione, ma potete decidere di convertire la contabilità in qualsiasi valuta sia a disposizione. Se avete già provveduto ad effettuare l'elaborazione allora potete abilitare i pulsanti con l'apposito Flag.

passate quindi ad applicare i tassi di cambio alla contabilità. la procedura è semplice e veloce, applica i tassi in modo appropriato a scelta tra i seguenti:

·          InforEuro

·          InforEuro Medio

·          Fi.Fo.

·          Cambio Medio Ponderato

·          Banca d'Italia (ex UIC)

·          Tasso UN

·          Cambio fisso

·          Cambio Manuale

Completate le scelte nella maschera potete caricare il riepilogo delle attività del progetto:

·          Budget Iniziale

·          Revisione

·          Budget Revised

·          Oneri totali

·          Oneri Pagati cash

·          Oneri con acquisti da Fornitore

·          Oneri da Recupero costi di strttura

·          Debiti verso Fornitori

·          Speso in loco

·          Speso non in loco

·          Apporti

·          Anticipi

Questi dati possono essere stampati con gli appositi pulsanti, i report saranno aperti in anteprima e sarà possibile stamparli.

A queste stampe di controllo dei dati visualizzati si aggiungono le altre funzioni di stampa.

Per controllare i valori e per verificare preventivamente che essi siano corretti potete utilizzare le due Maschere che consentono:

·          di visualizzare tutti i dati della contabilità in valuta e nella valuta di rendicontazione., per verificare che ogni valore sia stato convertito

·          di visualizzare il bilancio del progetto, per verificarne l'attendibilità

Dal pulsante <WIP> accedete alla maschera che confronta il budget con gli oneri registrati. E' importante che la valuta utilizzata per il confronto sia la medesima di quella utilizzata per caricare il Budget.

Dal pulsante <Export All> potete esportare i dati in excel, utilizzando i numerosi standard da noi adottati. Potete anche esportare il dettaglio dei movimenti e la contabilità.

Dal pulsante <Detailes> potete esportare i movimenti ed i saldi degli item del progetto movimentati

Dal pulsante <Details By Main Chart Of Account> potete esportare i movimenti ed i saldi degli item del progetto movimentati utilizzando le voci del piano dei conti

Dal pulsante <Financial Tab UN> adotta i criteri UN per l'esportazione delle tabelle di rendicontazione

Dal pulsante <Resume> stampa un riepilogo degli oneri del progetto

Dal pulsante <Reports> potete lanciare le stampe dei Budgets e dei Movimenti, utilizzando i valori nella valuta da voi scelta. Il confronto col budget sarà fatto tuttavia  utilizzando il valore di budget inserito, Ad esso non è applicato alcuna conversione

Dal pulsante <FIP> potete esportare i dati in Excel, utilizzando gli standard del Fondo Italo Peruviano

Dai pulsanti <balance Sheet> potete stampare il bilancio di verifica (nella valuta scelta) del progetto, che possono essere completi o limitatamente ai valori dello speso in loco

Dal pulsante <Lgg Progetto e Mod 101>  Potete esportare in Excel il Giornale di Contabilità del Progetto e stampare  il Mod 101, ossia le cover per le spese.

Gli altri pulsanti consentono di lanciare delle stampe rapide, senza reinserire i valori di riferimento.

Il rendiconto di un progetto (procedura con excel)

Con questa procedura vengono esportati in excel tutti i dati significativi di un progetto. Dopo aver selezionato il progetto da analizzare o rendicontare vengono evidenziate le date dei periodi di rendicontazione e nella data di inizio viene evidenziata la data della prima registrazione imputata al progetto.

Prima di stampare i reports dei Budget occorre essere certi che i valori in essi contenuti siano aggiornati, perché tale aggiornamento non è automatico.

A tale scopo esistono le procedure automatizzate che aggiornano tutti i valori di tutti i progetti o quelle che consentono di aggiornare un periodo o tutti i periodi non ancora rendicontati.

Dopo aver aggiornato i valori si può procedere all’esportazione in XLS ed alle stampe.

Completate le scelte necessarie il programma inizia l’esportazione dei dati in Excel.

Attualmente vengono estratti i seguenti valori:

·          Budget di periodo e spese, cesposte in valuta e convertite in Euro. La stampa contiene il Budget Iniziale approvato, l’ultima revisione applicata con il totale delle revisioni intervenute in aumento o in diminuzione, i Budget dei periodi intermedi ed i valori delle spese sostenute. Alcune controlle consentono di effettuare automaticamente i confronti.

·          Budget e Revisioni che contiene i Budget iniziale e quelli emendati, con l’ultima ripartizione applicata per i differenti periodi di rendicontazione.

·          Budget iniz. ed ultima rev. Applicata, Budget e spese sino al periodo Precedente a quello che si è scelto di rendicontare, il Budget e le spese del periodo di rendicontazione espresse in valuta ed in Euro, ed i saldi di confronto con le incidenze percentuali.

·          Budget e spese con la distinzione delle spese in Loco e la loro incidenza sul Totale delle spese sostenute e sul totale del Budget.

·          Saldi finanziari in loco che evidenzia i valori di inizio periodo, le variazioni in aumento o in diminuzione delle voci finanziarie e di spesa ed i saldi finali. In questa tabella vengono evidenziati anche gli introiti dal Donor, completando le informazioni fornite.

·          Trasferimenti Fondi Inviati e Ricevuti raggruppati per mese e valuta, oppure dettagliati con l’indicazione del totale finale. In esso sono contenute le operazioni di carico e cambio valuta, che determinano anche i tassi di cambio da applicare. Si provvede in tal modo ad effettuare rapidamente la verifica che tutti i fondi inviati siano stati correttamente ricevuti ed imputati in contabilità.

·          Trasferimenti Ricevuti raggruppati per mese e valuta, oppure dettagliati con l’indicazione del totale finale. In esso sono contenute le operazioni di carico e cambio valuta, che determinano anche i tassi di cambio da applicare.

·          Tassi di cambio Medi ponderati e tassi di cambio Diretti distinti per periodo.

·          Dettaglio dei movimenti per Budget Item organizzati per data di rendicontazione con i saldi progressivi per ciascun Budget Item.

·          Movimenti in Partita Doppia organizzati per data di rendicontazione

Saranno di prossima realizzazione:

·          Saldi finanziari progetto

·          Bilancio (che è già gestito con altra procedura)

·          Previsionale mensile (Che è gia gestito con altra procedura)

Il rendiconto di un progetto (stampe da access)

Prima di stampare i reports dei Budget occorre essere certi che i valori in essi contenuti siano aggiornati, perché tale aggiornamento non è automatico.

A tale scopo esistono le procedure automatizzate che aggiornano tutti i valori di tutti i progetti o quelle che consentono di aggiornare un periodo o tutti i periodi non ancora rendicontati.

Dopo aver aggiornato i valori si può procedere alle stampe.

Quando vengono lanciate le stampe dei Reports che concernono i Budget si aprono le maschere  che richiedono le notizie essenziali per preparare le stampe:

·          Progetto

·          Periodo di rendicontazione

·          La Valuta che si intende utilizzare per la rendicontazione

·          Esclusione dei Partner Contribution (Si/No)

Quando i dati richiesti sono stati completati, allora viene aperto il report di stampe in anteprima. Il numero delle colonne da comprendere nelle stampe è determinato automaticamente, dipendendo esso dalla data finale del rendiconto.

Dopo che è stato scelto il progetto il cursore si posiziona sul campo della data di fine della rendicontazione, mentre la data di inizio è determinata automaticamente. Nella cella della data compaiono tutti e solo  i periodi che sono rendicontabili.

Se la cella risultasse vuota non sono stati inseriti i periodi oppure, come nel caso della stampa delle revisioni di budget, non sono state inserite le revisioni di budget, per cui non è disponibile alcuna stampa.

Selezionando una valuta diversa dall’Euro i valori che sono gestiti in Euro vengono convertiti nella valuta scelta, utilizzando il tasso di cambio memorizzato nella tabella

Una stampa in particolare risulta essere molto efficace, perché  consente di evidenziare :

1)       Primo Budget Approvato.

2)       Ultima revisione di Budget approvata,

3)       Totali dei Budget delle spese e delle spese in euro per il periodo precedente a quello di rendicontazione, con l’indicazione del tasso di cambio per ciascuna voce di spesa, 

4)       Budget spese e spese in euro del periodo oggetto di rendicontazione

5)       Bilancio tra totali dei Budget dall’inizio del progetto fino al termine del periodo di rendicontazione e spese sostenute.

6)       Bilancio tra ultima revisione di Budget e totale delle spese sostenute fino al termine del periodo di rendicontazione.

7)       Residuo del progetto ancora da realizzare.

Sono stati realizzati altri reports che contengono i dati dei Budget e delle spese facendo riferimento all’anno fiscale, oppure evidenziando tutti i periodi fino all’ultimo oggetto di rendicontazione, le revisioni di Budget approvate, oppure l’evidenza soltanto delle spese senza fare riferimento al Budget. In questo modo siamo in grado di assolvere ad ogni necessità di rendicontazione.

Anche nel caso dell’elaborazione delle stampe dei budgets è possibile esportare i dati in formato Excel, utilizzando un’apposita procedura guidata, oppure i reports di access sono direttamente esportabili in Excel Word, per essere inclusi nei documenti allegati ed esplicativi della rendicontazione.