NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Ogni progetto ha un proprio Budget di spesa, con periodi differenti, che vengono determinati dalle date di Inizio e di fine e con periodi di rendiconto intermedio, imposti dal Donor.

Per gestire la contabilità dei progetti occorre innanzitutto identificarli, e noi abbiamo adottato il criterio di riconoscerli con la sigla della linea finanziaria e con il numero del contratto, in tal modo ogni progetto è individuato univocamente.

Prima di caricare il progetto occorre pertanto trovare nel database la linea finanziaria utilizzata per la presentazione del progetto. Qualora non venga imposto uno standard dal Donor è consigliabile che al vostro interno definiate uno standard di rilevazione degli oneri dei progetti, perchè come vedremo in seguito gli standard sono utili per creare rapidamente ed in modo ordinato i progetti.

Dopo che avrete generato il progetto potete creare il Piano dei Budget Items del Progetto, ed al termine di questa operazione verrà creata la tabella vera e propria del Budget, che prevede sino a 12 periodi di rendicontazione, un Budget Iniziale Approvato e sino a 5 revisioni, 12 periodi di spese sostenute in valuta, 12 periodi di spese convertite in Euro.

Gli standard dei progetti vengono generati per caricare rapidamente i conti; essi sono la combinazione dei raggruppamenti dei conti (o livelli) e dei Conti in dettaglio. Lo standard è riutilizzabile ogni volta e può essere adattato al Budget Approvato dal Donor. 

Se la creazione di un progetto comporta un'attività di 30/60 minuti, dipendendo dalla complessità del Budget, lo stesso tempo viene utilizzato per la creazione di uno standard, ma in seguito in pochi secondi potrete generare i conti dei progetti che utilizzano lo stesso standard.

Il programma vi consente inoltre di generare dei nuovi standard importandoli da progetti già caricati, è il caso per esempio di progetti da tradurre in altre lingue e che magari sono già stati generati in Italiano, inglese....

Il Budget dei progetto è inserito nella Valuta da utilizzare per il rendiconto (che avete indicato inserendo il Progetto) e viene convertito con un tasso di cambio per uniformare i valori all'Euro, nel momento in cui andrete a fare  i controlli.

E' anche possibile importare il Budget da un file di Excel, generando dapprima i conti, che devono essere collegati al piano dei Conti, ed in seguito importando i Valori.