NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Gestione dei BUDGET

Nel gestire i Budget dei Progetti occorre prestare attenzione a non confondere i dati del Budget che viene confrontato a consuntivo con la contabilità, e il piano di sviluppo e delle attività dei progetti.

Poiché si presume che il Piano di Attività sia già stato creato al momento della progettazione l'inserimento dei previsionali nn è obbligatorio, tuttavia con essi è possibile determinare le quote di competenza e le tipologie di apporti (Ong Cash, Ong Valorizzati Etc.). Con i previsionali è possibile inoltre determinare la sede che si occuperà di sostenere la spesa, per monitorare anche gli invii di fondi e per dotare il capo progetto di un piano dettaglitao delle attività con l'indicazione di chi paga cosa.

Altra cosa è il Budget riepilogativo, che contiene i valori ed alcune quote percentuali per consentire la rapida verifica dei dati a consuntivo, confrontandoli con il Budget approvato , per generare anche i rendiconti ed i Bilanci.

I valori dei rendiconti con l'indicazione di chi paga cosa vengono ottenuti analizzando automaticamente le contropartite finanziarie/economiche per distinguere l'apporto cash dai valorizzati. L'apporto CASH è suddiviso tra ONG e Donor automaticamente, per effetto delle percentuali inserite nel Budget e delle scritture contabili realizzate, gli altri apporti sono derminati perché vengono individuate le c/partite dei Proventi di rispettivamente P/Locale, Altri e Donatori Privati (che poi vanno a confluire nell'apporto ONG).

Budget - Inserimento e correzione

La gestione dei Budget è stata studiata per mantenere sotto controllo lo sviluppo dei progetti, per pianificare la gestione delle sedi periferiche e dell’Ong nel suo complesso e per rendicontare ai Donors le spese sostenute, allegando anche le tabelle finanziarie richieste.

Le tabelle dei Budget sono create automaticamente, quando viene caricato il progetto nei  Budget Items e sono aggiornate ogni volta che esso viene modificato, con l’eccezione della cancellazione, che non è effettuata se il Budget contiene dei valori diversi da zero.

I Budget sono preparati per i Progetti e per l’Ong, rendendo in tal modo possibile anche la pianificazione ed il controllo delle spese dell’organizzazione stessa.

Il caricamento e la correzione è fatta utilizzando la maschera apposita, che mostra i conti rendicontabili, le spese in valuta ed in Euro, i valori del Budget da ripartire nei periodi di rendicontazione; caricando il Budget bisogna spuntare le apposite caselle per le spese soggette a Contributo di Terzi, diversi dal Donor o a carico della ONG.

Le date dei periodi degli interim del rendiconto finale sono caricate quando viene inserito il progetto. Per modificare i periodi di rendicontazione dovete tornare a modificare il progetto in gestione piano dei conti.

In fase di inserimento saranno abilitati i campi del Budget iniziale (ma se è stata applicata una revisione di Budget allora gestirà l’importo del Budget revised inserito con l’apposita maschera) e le celle corrispondenti agli importi del Budget compresi nell’intervallo di validità per il Budget.

Supponiamo ad esempio che il Budget duri due anni e che siano previste rendicontazioni ogni dodici mesi, saranno abilitate soltanto le prime due colonne, sino a quando non sarà inserita una data di estensione del progetto; in questo ultimo caso saranno allora abilitati i periodi di rendicontazione validi sino alla data di estensione.

Il medesimo accorgimento è stato adottato per i periodi già rendicontati ai Donor. I campi dei periodi precedenti o uguali all’ultimo rendicontato sono disabilitati.

Le spese non sono modificabili manualmente, per trovare perfetta corrispondenza tra la contabilità ed i Report consegnati ai Donor; questo accorgimento è stato adottato per prevenire manomissioni alle tabelle del Budget e per obbligare alla corretta tenuta della contabilità.

La cella che richiede la quota forfetaria del Budget Item selezionato consente di memorizzarla, per le elaborazioni successive. Per evitare modifiche non controllate dei valori non provvediamo ad utilizzare tale valore, in fase di inserimento dati, perché potrebbe succedere che non tutti i valori di budget a cui applicare la quota forfait siano inseriti correttamente.

Se in fase di inserimento azzerate il valore delle quote forfetarie, il conto viene escluso dalle elaborazioni successive, che consentono di ricavare i valori proporzionalmente al totale del Budget. In fase di calcolo delle quote da ricavare forfetariamente i conti forfetari sono completamente esclusi dalla base di calcolo.

A piè di pagina sono evidenziate quattro caselle di riepilogo che evidenziano lo  scostamento tra Budget di periodo e spese sostenute, totale spese rendicontate, residuo di Budget della riga selezionata che deve ancora essere allocato, residuo di Budget in totale da allocare per i diversi Budget Items e periodi.

Completata la gestione dei dati, quando viene chiusa la maschera, viene richiesto se le modifiche apportate devono essere memorizzate. In caso negativo i nuovi valori non saranno salvati.

Nella maschera sono inseriti due Flag, che identificano le voci di spesa che sono a carico dell’ONG o di terze parti. Tale flag è utilizzato in fase di stampa e nelle gestioni successive della pianificazione finanziaria e del dettaglio attività (come vedremo in  seguito).

Tale accorgimento è stato adottato per rendere possibili le simulazioni di scenari diversi, che tuttavia non troveranno conferma sino a quando non saranno accettate dalle funzioni a ciò preposte.

Quando viene aperta la maschera del budget sono evidenziati tutti i Budget Items inseriti nella tabella. Se in fase di contabilizzazione delle spese sono state utilizzate differenti valute, i Budget Item saranno mantenuti separati per valuta, consentendo in tal modo di evidenziare le spese in valuta per categorie omogenee, che sono poi convertite in Euro e sommate tra di loro, quando non è necessario effettuare rendiconti e controlli distinti per valuta.

Sono state inserite le quote percentuali nei progetti per Apporto ONG, Apporto P.Locali, apporto di Altri. L'inserimento viene fatto dalla maschera dei progetti, ed i valori caricati vengono inseriti automaticamente nei Budget di progetto, avendo però la possibilità di modificarli per ciascuna riga. Le percentuali vengono poi evidenziate nelle stampe.

Il budget può essere inserito in valuta, se richiesto dal Donor  per il rendiconto. Occorrerà indicare la valuta di rendicontazione ed il tasso da appliacre per la conversione in euro perchè la contabilità dell'ONG è in euro ed i confronti, anche se non esatti, possono essere fatti automaticamente in tale valuta da tutte le maschere di visualizzazione.

Caricamento manuale del budget iniziale

La gestione dei Budget è stata studiata per mantenere sotto controllo lo sviluppo dei progetti, per pianificare la gestione delle sedi periferiche e dell’Ong nel suo complesso e per rendicontare ai Donors le spese sostenute, allegando anche le tabelle finanziarie richieste.

Le tabelle dei Budget sono create automaticamente, quando viene caricato il progetto nei  Budget Items e sono aggiornate ogni volta che esso viene modificato, con l’eccezione per la cancellazione, che non è effettuata se il Budget contiene dei valori diversi da zero.

I Budget sono preparati per i Progetti e per l’Ong, rendendo in tal modo possibile anche la pianificazione ed il controllo delle spese dell’organizzazione stessa.

Il caricamento e la correzione è fatta utilizzando la maschera apposita, che mostra i conti rendicontabili, le spese in valuta ed in Euro, i valori del Budget da ripartire nei periodi di rendicontazione; caricando il Budget è possibile anche evidenziare le spese soggette a Contributo di Terzi, diversi dal Donor.

 In fase di inserimento saranno abilitati i campi del Budget iniziale (ma se è stata applicata una revisione di Budget allora occorrerà gestire l’importo del Budget revised richiamando l’apposita maschera) e le celle corrispondenti agli importi del Budget compresi nell’intervallo di validità per il Budget.

Supponiamo ad esempio che il Budget duri due anni e che siano previste rendicontazioni ogni dodici mesi, saranno abilitate soltanto le prime due colonne, sino a quando non sarà inserita una data di estensione del progetto; in questo ultimo caso saranno allora abilitati i periodi di rendicontazione validi sino alla data di estensione.

Il medesimo accorgimento è stato adottato per i periodi già rendicontati ai Donor. I campi dei periodi precedenti o uguali all’ultimo rendicontato sono disabilitati.

Le spese non sono modificabili manualmente, per trovare perfetta corrispondenza tra la contabilità ed i Report consegnati ai Donor; questo accorgimento è stato adottato per prevenire manomissioni alle tabelle del Budget e per obbligare alla corretta tenuta della contabilità.

Le celle che visualizzano le spese espresse in valuta sono evidenziate con un colore giallo scuro, per rammentare che i valori che esse contengono non sono omogenei e che pertanto possono risultare non significativi.

La cella che richiede la quota forfetaria del Budget Item selezionato consnete di memorizzarla, per le elaborazioni successive. Per evitare modifiche non controllate dei valori non provvediamo ad utilizzare tale valore, in fase di inserimento dati, perché potrebbe succedere che non tutti i valori di budget a cui applicare la quota forfait siano inseriti correttamente.

Se in fase di inserimento azzerate il valore delle quote forfetarie, il conto viene escluso dalle elaborazioni successive, che consentono di ricavare i valori proporzionalmente al totale del Budget. In fase di calcolo delle quote da ricavare forfetariamente i conti forfetari sono completamente esclusi dalla base di calcolo.

A piè di pagina sono evidenziate quattro caselle di riepilogo che evidenziano lo  scostamento tra Budget di periodo e spese sostenute, totale spese rendicontate, residuo di Budget della riga selezionata che deve ancora essere allocato, residuo di Budget in totale da allocare per i diversi Budget Items e periodi.

Completata la gestione dei dati, quando viene chiusa la maschera, viene richiesto se le modifiche apportate devono essere memorizzate. In caso negativo i nuovi valori non saranno salvati.

Sono state inserite le quote percentuali nei progetti per Apporto ONG, Apporto P.Locali, apporto di Altri. L'inserimento viene fatto dalla maschera dei progetti, ed i valori caricati vengono inseriti automaticamente nei Budget di progetto, avendo però la possibilità di modificarli per ciascuna riga. Le percentuali vengono poi evidenziate nelle stampe.

Tale accorgimento è stato adottato per rendere possibili le simulazioni di scenari diversi, che tuttavia non troveranno conferma sino a quando non saranno accettate dalle funzioni a ciò preposte.

Quando viene aperta la maschera del budget sono evidenziati tutti i Budget Items inseriti nella tabella. Se in fase di contabilizzazione delle spese sono state utilizzate differenti valute, i Budget Item saranno mantenuti separati per valuta, consentendo in tal modo di evidenziare le spese in valuta per categorie omogenee, che sono poi convertite in Euro e sommate tra di loro, quando non è necessario effettuare rendiconti e controlli distinti per valuta.

Revisione di Budget - Inserimento e correzione

Per non perdere la conoscenza della dinamica del progetto, abbiamo previsto la possibilità di modificare i dati dei budget, inserendo le revisioni identificate da una data, che è quella di approvazione da parte del Donor, ed inserendo la variazione, in aumento o in diminuzione, per ciascuna voce di spesa. Automaticamente sarà generato un nuovo Budget cui si farà riferimento per le fasi successive.

La revisione si rende necessaria in due casi:

1)                   quando risulta evidente l’impossibilità di raggiungere gli obbiettivi senza modificare l’entità delle spese;

2)                   quando il Donor pretende di conoscere i valori del Budget di ciascuna fase di svolgimento del progetto e non consente di procrastinare gli importi ai periodi successivi.

Nel primo caso il valore è determinato esogenamente, nel secondo caso il valore di rettifica del budget sarà uguale al saldo tra Budget di spese previste dedotte le spese realmente sostenute. In quest’ultima eventualità la revisione del budget non sarà soggetta ad approvazione da parte dell’ente finanziatore; piuttosto sarà opportuno richiedere un’ulteriore rettifica qualora ci si renda conto che gli obbiettivi sono di difficile raggiungimento, senza applicare modifiche.

Per poter applicare una revisione al budget è necessario inserire innanzi tutto la data di applicazione della revisione del budget.

Dopo aver individuato la data è possibile accedere alla maschera per l’aggiornamento dei valori, che evidenzia il budget applicato sino alla data precedente la revisione e che consente di inserire in nuovi valori.

La variazione può essere apportata inserendo il valore in aumento o in diminuzione del budget di riferimento precedente, ed allora viene determinato automaticamente il nuovo valore di budget, oppure è consentita l’operazione inversa, determinato il valore del budget si ottiene il valore della variazione.

Per spostarsi all'interno dei campi utilizzare i Pulsanti Freccia in Su, Freccia in Giu, Freccia a Dx o Freccia a sinistra. Per selezionare un valore da modificare posizionarsi sul campo che lo contiene utilizzando il Mouse.

Revisioni Budget

Per non perdere la conoscenza della dinamica del progetto, abbiamo previsto la possibilità di modificare i dati dei budget, inserendo le revisioni identificate da una data, che è quella di approvazione da parte del Donor, ed inserendo la variazione, in aumento o in diminuzione, per ciascuna voce di spesa. Automaticamente sarà generato un nuovo Budget cui si farà riferimento per le fasi successive.

La revisione si rende necessaria in due casi:

3)       quando risulta evidente l’impossibilità di raggiungere gli obbiettivi senza modificare l’entità delle spese;

4)       quando il Donor pretende di conoscere i valori del Budget di ciascuna fase di svolgimento del progetto e non consente di procrastinare gli importi ai periodi successivi.

Nel primo caso il valore è determinato esogenamente, nel secondo caso il valore di rettifica del budget sarà uguale al saldo tra Budget di spese previste dedotte le spese realmente sostenute. In quest’ultima eventualità la revisione del budget non sarà soggetta ad approvazione da parte dell’ente finanziatore; piuttosto sarà opportuno richiedere un’ulteriore rettifica qualora ci si renda conto che gli obbiettivi sono di difficile raggiungimento, senza applicare modifiche.

Per poter applicare una revisione al budget è necessario inserire innanzi tutto la data di applicazione della revisione del budget.

Dopo aver individuato la data è possibile accedere alla maschera per l’aggiornamento dei valori, che evidenzia il budget applicato sino alla data precedente la revisione e che consente di inserire in nuovi valori.

La variazione può essere apportata inserendo il valore in aumento o in diminuzione del budget di riferimento precedente, ed allora viene determinato automaticamente il nuovo valore di budget, oppure è consentita l’operazione inversa, determinato il valore del budget si ottiene il valore della variazione.