NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

PREMESSA: per convenzione tenete presente che noi parliamo di Piano delle Attività e di Previsonali per distinguerli, ma entrambi perseguono lo scopo di pianificare e controllare i flussi dei progetti. Il piano delle attività è distinto per data di inizio e di fine delle singole attività, il previsionale è distinto per anno e suddiviso nei dodici mesi.

Per ovvie ragioni quando effettuate i controlli sui dati della ONg occorre i valori siano riferibili ad una valuta comune, che è l'Euro, ma èper i progetti in Valuta è possibile ragionare sui valori espressi espressi nella valuta di rendicontazione, se il controllo è effettuato sul progetto a se stante, in euro se viene inserito nell'anaili per sede o per la Ong nel suo complesso.

I progetti sono non sono altro che la realizzazione di attività, che nel caso dei progetti cofinanziati viene immaginata al momento della progettazione, negli altri casi invece sono da pensare per evitare che le azioni si sviluppino in modo disorganizzato.

Per questo motivo in NPW esiste la gestione del Piano delle Attività e dei Previsionali, che graficamente risulterannno molto diversi tra loro, ma che in realtà perseguono il medesimo scopo: consentire di confrontare il Piano delle attività con le evidenze contabili, per pianificare le azione e verificare che esso sia stato rispettato oppure per apportare le necessarie modifiche, valutandone anche gli effetti e le conseguenze.

Lo scopo del previsionale e del piano delle attività è quello di

·          mantenere sotto controllo la realizzazione dei progetti,

·          pianificare i flussi finanziari tra le sedi

·          verificare le cause di eventuale tensione finanziaria, individuando il fabbisogno di liquidità per ciascuna sede e/o progetto

·          agevolare le attività di Internal Audit

Le attività che noi teniamo in considerazione sono quelle che hanno rilevanza contabile e sono classificate tenendo conto di alcuni parametri importanti:

·          Un'attività può collegata a diverse voci di Budget

·          Una voce di Budget può essere collegata a diverse attività

·          Le attività possono essere distinte per natura finanziaria delle operazioni:

·         Pagata Cash

·         Pagata Cash dalla ONG (può essere utile, ma non è necessario distinguerla dalla precedente)

·         Apporto C/Parte (non genera flussi finanziari)

·         Apporto di altri (non genera flussi finanziari)

·         Forfait (genera entrate finanziarie e consente di recuperare forfettariamente i costi di struttura)

·          Il luogo in cui viene svolta l'attività determina il fabbisogno finanziario del luogo stesso

·          Il previsionale in Valuta corrente differente dall'Euro genera la necessità di applicare un tasso di riferimento per convertire i previsionali in una valuta unica di riferimento che è l'Euro

Il Piano delle Attività genera automaticamente i Previsionali, non abbiamo previsto invece il percorso inverso perchè non lo riteniamo ipotizzabile.

La differenza tra  Piano delle Attività e Previsionali è determinata dalla struttura dei dati che vengono raccolti:

·          le attività hanno una data di inizio, una durata, un costo unitario e delle quantità che generano il costo totale per un periodo determinato dalla data di inizio e dalla durata

·          Il previsionale è organizzato per anno, con scadenze mensili.

In entrambi i casi è possibile mantenere distinte la descrizione delle attività che sarà chiave di raggruppamento.

Il flusso dei dati all'interno della ONG è il seguente:

Con NPW, che si limita a rilevare e che non è utilizzato per la progettazione il flusso effettivo dei dati è invertito:

Oltre alle attività di progetto esiste la necessità di monitorare le attività della ONG, che è costituito dagli oneri che la Ong deve sostenere per mantenere viva la propria struttura e per realizzare le altre attività. Il previsionale della ONG viene generato annualmente sulla base dei dati del Bilancio dell'anno precedente e dalle previsioni di recupero dei costi di struttura che è possibile ottenere dalla realizzazione dei progetti.

La somma di entrambi i moduli previsionali generano la tabella dei Flussi, che deve essere associata alle previsioni di introito per determinare la sostenibilità delle attività nel loro complesso ed il fabbisogno finanziario delle sedi e dei luoghi in cui le attività si svolgono e vengono pagate.

Oltre alle attività occorre pertanto individuare in modo abbastanza preciso:

·          Previsioni di incasso, distintamente per progetto, data, luogo e valuta

·          Previsioni di Recupero degli Oneri ONG per effetto delle imputazioni Forfait ai progetti

·          Necessità di nuovi investimenti che generano fabbisogno finanziario

·          Monitorare i costi fissi di struttura individuandone l'origine l'inizio e la fine, per esempio il costo del Personale

·          Individuare puntualmente i C/Correnti Bancari per organizzare e gestire agevolmente l'audit interno

Il programma NPW contiene un menù interamente dedicato ai previsionali. Nelle apposite maschere è possibile inserire i dati di base, utilizzare le procedure automatiche per generare i dati, per aggiornarli ed infine è possibile estrarre i dati organizzati per Progetto, per Sede o nel loro insieme per l'intera ONG.

I dati cumulativi sono lo strumento principale per verificare la sostenibilità delle iniziative, ma non è sufficiente, perchè oltre ad essi è necessario verificare che ogni sede sia organizzata in modo appropriato e che i flussi siano coerenti con il piano globale, il fabbisogno delle sedi è determinato dalle previsioni di ciascun progetto quindi oltre alle attività delle sedi è necessario verificare i singoli progetti, qualora venissero individuate situazioni di rischio.

Dal menù dei previsionali potete per prima cosa verificare i dati inseriti, il programma estrae  in Excel le seguenti informazioni:

E' un controllo rapido che è opportuno ripetere periodicamente.

Per gestire i previsionali occorre caricati i dati dei singoli progetti utilizzando le procedure descritte nel seguito, prestando la massima attenzione perchè i dati sono attendibili se ben ponderati.

Completato l'inserimento dei dati è possibile procedere ai controlli. Tenete sempre presente che stiamo parlando di previsionale, che è soggetto ad errori per i motivi legati ad eventi esterni alla gestione del progetto quali ritardo nel perfezionamento dell'accordo, fatti esterni , fluttuazione dei cambi, ritardi negli introiti, difficoltà nel reperimento delle risorse necessarie.

Il controllo dei previsionali può essere fatto Per Progetto, per Sede o nell'insieme per l'intera ONG. Il controllo per Progetto è utile inoltre per verificare che i dati estratti per Sede o per l'intera ONG siano congrui perchè essi non sono altro che la somma algebrica dei fatti di ciascun progetto.

Per rendere efficace il controllo è necessario coinvolgere diverse funzioni: Il Capo progetto, Il Country Rep e le funzioni amministrative.

Introiti

Le previsioni di incasso vengono inserite per poter determinare i Flussi di cassa. E' evidente che si stà parlando di previsioni e che quindi essi non avranno valore assoluto, ma per poter analizzare in modo appropriato i flussi è necessario avere un punto di partenza ed esso è determinato dalla Disponibilità liquida iniziale al netto dei debiti a cui dovrà essere aggiunta nel tempo la previsone di incasso.

Dalla maschera dell'inserimento delle previsioni potete inserire o correggere i valori delle previsoni, è un'operazione da fare ogni qual volta si venga a conoscenza di variazioni:

·          Stipula del contratto

·          Attività di Sostegno a Distanza per cui sono entrati/usciti i sostenitori (a tale proposito esiste anche una procedura automatizzata)

·          Ritardo nella consegna del Rendiconto o nella realizzazione delle attività che determina uno slittamento degli introiti successivi

·          Residuo impegnato MAE, che determina un incasso parziale della tranche successiva ed un incasso in ritardo della quota finanziata MAE del residuo impegnato

In questa maschera è essenziale indicare:

·          il progetto,

·          la natura del finanziamento,

·          il luogo in cui avverrà l'introito,

·          la valuta

·          l'importo

La valuta è importante perchè parlando noi di previsionali sappiamo anche che se l'importo è differente dall'euro l'ammontare di riferimento può variare anche notevolmente per effetto delle fluttuazioni dei tassi.

Il luogo in cui avviene l'introito è importante per determinare i trasferimenti successivi:

·          Se l'introito è in sede centrale occorrerà inviare ciclicamente gli importi per realizzare le attività previste dal ciclo del progetto

·          Se l'introito è in loco occorrerà pianificare l'invio dei fondi alle dipendenze o ai fields

Se l'introito copre anche gli oneri di strttura recuperati forfettariamente occorrerà organizzare l'invio in sede o la compensazione con altri progetti, per mantenere equilibrata la strttura finanziaria di tutte le sedi

Previsionali - Personale

L'elenco del Personale ed i contratti stipulati consentono di verificare e di pianificare i costi di anno in anno.

Anche in questo caso sono importanti le seguenti informazioni:

In questa maschera è essenziale indicare:

·          il progetto,

·          la durata del contratto,

·          il luogo in cui viene svolta l'attività,

·          la valuta

·          l'importo

Sono previste apposite procedure che consentono di prorogare annualmente i contratti, verificando in tal modo i costi che ne conseguono.

Previsionali - Le Banche

Una tabella utile per i controlli interni è quella delle banche , perchè consente di raccogliere e organizzare   le informazioni necessarie per le attività di controllo interno.

La tabella delle banche è collegata al piano dei conti e consente di individuare i conti con i dati anagrafici, la sede, la valuta. Se il conto è vincolato è necessario inserire il codice del progetto a cui è vincolato.

Estraendo i dati sarà possibile verificare i saldi, confrontandoli con gli estratti conti, ed il rispetto del vincolo nel caso esso esista.

Previsionali - Inserimento Attività Progetti

Dalla maschera di inserimento delle attività inserite i dati delle attività del progetto ed il dettaglio delle informazioni richieste.

In questa maschera è essenziale indicare:

·          la descrizione dell'attività,

·          il progetto,

·          la natura del finanziamento,

·          il luogo,

·          la data di inizo e di fine dell'attività,

·          se si tratta di  acquisto di materiali,

·          il prezzo unitario e la quantità,

·          la valuta,

·          l'importo

Verrà generato automaticamente il Valore totale della singola riga, la somma delle righe determina il totale delle attività che deve necessariamente corrispondere al totale del budget. Per consentire un controllo immediato è stato inserito un pulsante Resume, che apre una amschera in cui è riepilogato il valore totale delle singole voci di budget ed il valore delle attività inserite.

Per applicare o togliere i filtri cliccate sulle righe o in testa alle colonne. Se cliccate su una riga della maschera riepilogativa i dati della maschera di inserimento saranno filtrati.

Se quando aprite la maschera non è ancora stato caricato nessun Piano delle attività il programma ne genra automaticamente uno.Se avete caricato il Budget ripartendolo nei periodi di interim, saranno utilizzati i valori degli interim, diversamente sarà utilizzato il Budget Totale, suddiviso nei mesi di Durata del progetto. Evidentemente si tratta di un automatismo che necessita di un intervento manuale per apportare le necessarie modifiche ed è stato pensato solo ed esclusivamente per generare una base iniziale di dati.

Previsionali - Generazione Attività progetti

Strumento essenziale per la gestione di un progetto è programmazione delle attivià.

questo è previsto nel PCM e consiste nel:

·          determinare un calendario delle attività da svolgersi

·          l'ammontare e la natura dell'onere

·          controllare lo stato di avanzamento in rapporto a quanto programmato

·          apportare gli opportuni aggiustamenti per i mesi successivi

Per generare e gestire il provisionale di un progetto, bisogna:

·          Verificare di avere:

v       inserito il progetto

v       inserito il budget di spesa per ogni budge titem

·          Selezionare il progetto

·          Usare l'apposito pulsante, il programma automaticamente genera una lista dei budget item, con una prima ripartizione di spesa calcolata con le scadenze di rendicontazione inserite in sede di rendicontazione del progetto.

·          Se avete caricato il Budget ripartendolo nei periodi di interim, saranno utilizzati i valori degli interim, diversamente sarà utilizzato il Budget Totale, suddiviso nei mesi di Durata del progetto. Evidentemente si tratta di un automatismo che necessita di un intervento manuale per apportare le necessarie modifiche ed è stato pensato solo ed esclusivamente per generare una base iniziale di dati.

Per ogni budget item occorre inserire i dati richiesti nella maschera, sono tutti obbligatori e necessari. per replicare una riga, modificando soltanto alcuni parametri  si duplica la riga e si modificano i valori.

Completata l'attività il modulo di gestione del progetto è completo e può essere utilizzato per generare il Previsionale annuale.

Previsionali - Inserimento Previsionale Progetto

Dalla maschera di inserimento del previsionale inserite i dati delle attività del progetto ed il dettaglio delle informazioni richieste.

In questa maschera è essenziale indicare:

·          l'anno,

·          la descrizione dell'attività,

·          il progetto,

·          la natura del finanziamento,

·          il luogo,

·          gli importi che mensilmente saranno spesi,

Verrà generato automaticamente il Valore totale della singola riga, la somma delle righe determina il totale delle attività che deve necessariamente corrispondere al totale del budget. Per consentire un controllo immediato è stato inserito un pulsante Resume, che apre una maschera in cui è riepilogato il valore totale delle singole voci di budget ed il valore delle attività inserite.

Per applicare o togliere i filtri cliccate sulle righe o in testa alle colonne. Se cliccate su una riga della maschera riepilogativa i dati della maschera di inserimento saranno filtrati.

Per convenzione, se non volete tenere distinte le attività inserite una descrizione che potrebbe essere, per esempio, "Realizzazione progetto".  Non lasciate vuoto il campo o non utilizzate descrizioni differenti perchè esse sono chiavi di raggruppamento in fase di controllo del progetto.

Generazione Previsionale ONG - Costi struttura

Una parte fondamentale del Previsionale è costituita dagli oneri di struttura della ONG. Poichè riteniamo che gli oneri siano classificabili tra i costi fissi abbiamo inserito una funzione che consente di utilizzare i dati contabili dell'anno precedente, per generare automaticamente una previsione degli oneri ONG.

Nel fare questa operazione abbiamo inserito alcuni accorgimenti:

·          I dati estratti sono depurati dalle registrazioni di Recupero degli oneri di struttura. Lo abbiamo fatto perchè è importante conoscere il valore complessivo e perchè non possiamo dare per scontato che sarà possibile trovare copertura sempre e comunque dalla realizzazione dei progetti.

·          I dati sono imputati per sede, perchè ogni struttura periferica genera dei costi. Sarà opportuno che in loco siano inviati i dati generati per valutarli e rettificarli.

·          Poichè i dati possono essere generati prima della chiusura dell'esercizio abbiamo previsto dei meccanismo automatici di ponderazione. Il valore ottenuto non può pertanto essere assunto per certo e deve essere analizzato, anche in considerazione del fatto che trattandosi di fatti contabili di un esercizio è possibile che siano mutate nel tempo le condizioni e che i costi abbiano subito variazioni anche consistenti.

Una volta generato il previsionale della ONG procedete ad effettuare il controllo inviando in loco il file in excel contente i dati che li riguardano, richiedendo che essi siano ponderati e che sia individuata puntualmente la possibilità di imputare ai progetti una parte di tali oneri.

Al momento della ricezione dell'aggiornamento aggiornate i valori contenuti nel DataBase.

Previsionali - Recupero Oneri Struttura

Gli oneri di struttura della ONG devono essere inseriti al lordo della possibilità di imputare ai progetti una parte di essi. Sarebbe anche possibile fare diversamente, ma se lo fate potete inserire i dati degli oneri che andrete ad imputare ai progetti, mantenendo visione di insieme.

L'inserimento del recupero degli oneri di struttura è opportuno e necessario perchè incide sui seguenti dati:

·          Il fabbisogno finanziario del singolo progetto è da calcolare al netto degli oneri di struttura della ONG.

·          Se gli oneri sono sostenuti o pagati in sede centrale e l'introito avviene in loco, il valore dei recuperi ottenuti dai progetti deve essere inviato in sede centrale o compensato con il fabbisogno di altri progetti in loco, per mantenere equilibrata la disponibilità finanziaria.

I dati richiesti sono:

·          l'anno,

·          il conto della ONG che sarà possibile imputare al progetto

·          la descrizione,

·          il progetto,

·          il luogo,

·          il conto a cui imputare l'oneri (non è un campo obbligatorio, se noto è consigliabile inserirlo)

·          la data di inizo e di fine dell'attività,

·          la valuta,

·          l'importo

Quando andrete ad estrarre i dati i valori inseriti in questa tabella saranno sempre riportati, per segnalare la necessità di provvedere all'imputazione ai progetti e per verificare i flussi finanziari in modo appropriato.

I recuperi di quote di struttura non devono essere confusi con i recuperi forfettari:

·          Il recupero di Oneri di struttura è un costo che sostiene la ONG (per esempio Personale Espatriato) che è pagato da uno o più progetti

·          I recuperi forfettari sono oneri che sono imputati ai progetti, ma che non hanno rilevanza finanziaria, perchè non generano un esborso effettivo.

Entrambe le voci determina un minore fabbisogno finanziario sul progetto perchè essi sono sostenuti dalla ONG oppure sono rimborsati alla Ong senza che ci sia stato un esborso effettivo.

Previsionali - Generazione Previsionale SAD

Anche i progetti SAD sono una parte fondamentale per i previsionali della ONG e le informazioni contenute nelle tabelle che riguardano i SAD attivi possono essere utilizzate per generare  i dati dei flussi finanziari.

I valori degli oneri sono imputati estraendo tutti i SAD attivi, ossia tutte quelle Donazioni che non sono sospese e che hanno ottenuto almeno un sostegno dai donatori, nella speranza che in caso di sospensione del donatore esso possa essere sostituito da un nuovo sostenitore.

La periodicità degli oneri è determinata dalla periodicità inserita nel Sad.

I proventi e quindi gli introiti sono caricati tenendo conto dalla periodicità con cui il sostenitore ha versato nel periodo precedente. La quota che viene trattenuta per coprire gli oneri di struttura sono caricati automaticamente e separatamente tra gli apporti.

Completata la generazione del previsionale SAD sarà opportuno intervenire sugli oneri inserendo gli eventuali oneri di struttura previsti ed indipendenti dall'invio ai Beneficiari del Sostegno.

Previsionali - Trasferimento Fondi tra Sedi

Nei passaggi precedenti abbiamo visto come inserire i dati previsionali dei progetti con gli scopi di pianificare e monitorare le attività delle sedi e dei progetti, l'ultimo passaggio necessario per determinare i flussi finanziari e per rendere sostenibile la pianificazione consiste nel predisporre per tempo i Trasferimenti di fondi tra le sedi, dati che poi dovranno essere monitorati.

L'estrazione dei Flussi di cassa per sede consente di determinare il fabbisogno finanziario e/o le eccedenze (nel caso di introititi in loco) finanziarie delle sedi. Con la maschera di inserimento dei trasferimenti determinate i flussi tra le sedi indicando:

·          Il progetto

·          La sede da cui effettuate l'invio

·          La sede di destinazione dell'invio

·          La valuta

·          L'importo

Un'apposita griglia  di dati vi evidenzia i saldi per intervenire ed aggiustare i valori. i dati inseriti sono esportabili in Excel per conservarne traccia in modo organizzato sui vostri computer.

Previsionali - Le Importazioni da Excel

Dal menu delle Utilities potete organizzare l'esportazione e l'importazione dei Dati. Il processo consiste nell'esportazione del file in preparazione del previsionale o del piano delle attività, nella sua importazione, nella sua riesporatazione in periodi successivi per il controllo e la re importazione.

Con Esporta dati per Previsionale  potete esportare i dati di ciascun progetto, il file di excel così generato sarà utilizzato per caricare indifferente mente il piano delle attività oppure il previsionale annuo. In alternativa potete esportare i dati degli Oneri della ONG, indicando la sede di riferimento.

Con Esporta Aggiornamento Previsionale esportate i dati del previsionale con i valori contabili, per effettuare gli opportuni controlli e le rettifiche che eventualmente si rendessero necessarie. Il file generato è differente dal precedente perchè oltre alle colonne mensili dei dati previsionali contiene i valori contabili per fare il confronto.

Con gli altri pulsanti provvedete ad importare i valori.

Previsionali - Procedure Importazione da Excel

Dalla maschera di importazione del Previsionale caricate i dati contenuti nel file di excel. I passaggi sono due:

·          prima importazione con il file senza i dati del consuntivo

·          aggiornamento con i dati del consuntivo

Per il primo inserimento il file da importare deve contenere necessariamente la tabella "StandardPrevisionale", per l'aggiornamento invece vi sarà richiesto il nome della tabella da importare. In caso di aggiornamento i dati contenuto per l'anno di riferimento saranno cancellati e sostituiti.

I valori ricevuti saranno visualizzati, fate un rapido controllo per verificare che le Voci di Budget non siano state modificate e che i dati necessari siano stati correttamente caricati, definite il periodo di riferimento ed importate. Il programma provvede a sostituire i nuovi valori a quelli precedentemente caricati e ad aggiungere quelli eventualmente mancanti.

Se state importando i dati della ONG non è indispensabile identificare la sede per cui State agendo, che tuttavia deve essere contenuta nel file di Excel. Questo accorgimento è stato inserito per semplificare l'inserimento dei dati, consentendo ai coordinamenti di caricare i dati delle sedi che dipendono da loro.

Quando preparate i dati nel file di excel tenete presente che è indispensabili che alcuni parametri siano caricati correttamente:

·          L'elenco delle valute disponibili è generato da Npw e deve essere rispettato. Diversamente la valuta non sarà riconosciuta

·          L'elenco delle sedidisponibili è generato da Npw e deve essere rispettato. Diversamente la sede non sarà riconosciuta

·          L'elenco dei conti è ricavato dai progetti, se state trattando i dati della ONg esso sarà ricavato dall'elenco dei conti che avete assegnato alla sede nella tabella delle anagrafiche di base.

·          E' indispensabile determinare la natura finanziaria dell'operazione, inserendo tante righe quanto necessario per distinguere la natura finanziaria dell'operazione:

·         Cash

·         Partner Locale o C/parte

·         Altri

·         Forfait

Distinguete le righe per sede, valuta, conto ed inoltre avete la possibilità di distinguere le attività. E' sufficiente inserire la descrizione, il programma la userà come chiave di raggruppamento, ma evitate di scrivere romanzi perchè i dati saranno inevitabilmente tagliati. Se non intendente inserire la descrizione dell'attività inserite una descrizione standardizzata, tipo "attività di progetto".

L'inserimento dei dati può essere tanto dettagliato quanto voi lo ritenete opportuno, ogni riga costituirà un dato da importare distintamente.

Previsionale Attività

Dalla maschera di importazione del Previsionale caricate i dati contenuti nel file di excel. I passaggi sono due:

·          prima importazione con il file senza i dati del consuntivo

·          aggiornamento con i dati del consuntivo

Per il primo inserimento il file da importare deve contenere necessariamente la tabella "StandardAttivita". poichè il piano delle attività ha un senso nella sua completezza, i periodi non sono definiti e si possono accavallare ed i conti possono essere modificati, il previsionale delle attività può essere solo sostituito in blocco.

I valori ricevuti saranno visualizzati, fate un rapido controllo per verificare che le Voci di Budget non siano state modificate e che i dati necessari siano stati correttamente caricati, definite il periodo di riferimento ed importate. Il programma provvede a sostituire i nuovi valori a quelli precedente mente caricati e ad aggiungere quelli eventualmente mancanti.

Se state importando i dati della ONG è indispensabile identificare la sede per cui State agendo. Questo accorgimento è stato inserito per semplificare l'inserimento dei dati, consentendo ai coordinamenti di caricare i dati delle sedi che dipendono da loro.

Quando preparate i dati nel file di excel tenete presente che è indispensabili che alcuni parametri siano caricati correttamente:

·          L'elenco delle valute disponibili è generato da Npw e deve essere rispettato. Diversamente la valuta non sarà riconosciuta

·          L'elenco delle sedidisponibili è generato da Npw e deve essere rispettato. Diversamente la sede non sarà riconosciuta

·          L'elenco dei conti è ricavato dai progetti, se state trattando i dati della ONg esso sarà ricavato dall'elenco dei conti che avete assegnato alla sede nella tabella delle anagrafiche di base.

·          E' indispensabile determinare la natura finanziaria dell'operazione, inserendo tante righe quanto necessario per distinguere la natura finanziaria dell'operazione:

·         Cash

·         Partner Locale o C/parte

·         Altri

·         Forfait

·          Sono indispensabili le date,l'unità di misura, il prezzo, la sede, la quantità ed il tasso di cambio, anche se è puramente un tasso indicativo, che si aggiornerà nel tempo.

L'inserimento dei dati può essere tanto dettagliato quanto voi lo ritenete opportuno, ogni riga costituirà un dato da importare distintamente.

Distinguete le righe per sede, valuta, conto ed inoltre avete la possibilità di distinguere le attività. E' sufficiente inserire la descrizione, il programma la userà come chiave di raggruppamento, ma evitate di scrivere romanzi perchè i dati saranno inevitabilmente tagliati. Se non intendente inserire la descrizione dell'attività inserite una descrizione standardizzata, tipo "attività di progetto".

Un'apposita cella vi consente di verificare il totale del budget inserito, esprimendo il valore in Euro. Se il calcolo non avviene automaticamente digitate il Pulsante F9

Previsionali - Procedura Automatica Aggiornamento Tassi di Cambio

Il Tasso di cambio nella gestione dei previsionali è importante perchè l'Ong deve ragionare sulla base di valori omogenei, che non possono che essere espressi in Euro.

I valori previsionali, come abbiamo visto, sono inseriti in valuta e quindi necessariamente convertiti in Euro. Per la conversione utilizziamo il tasso InforEuro più prossimo al valore da convertire (il mese di febbraio 2010 farà riferimento la tasso di febbraio 2010....), tuttavia poichè stiamo parlando di previsionali non è dato di conoscere il tasso futuro pertanto alle attività future sarà applicata la media dei tassi dell'ultimo periodo noto, pensando in tal modo di ridurre l'impatto delle fluttuazioni.

Un apposito pulsante consente di aggiornare i tassi in tutte le tabelle che contengono i dati dei previsionali espressi in valuta ed ogni qualvolta richiederete l'esportazione dei dati in excel vi sarà richiesto se volete aggiornare i Tassi di cambio memorizzati. E' solo un promemoria, sarà sufficiente farlo alla prima esportazione e non sarà necessario ripetere l'operazione sino a quando non saranno intervenute modifiche nella tabella dei Tassi InforEuro.

Analisi Previsionale Progetto

Per fare i controlli dei previsionali dei progetti avete a disposizione due maschere:

·          la prima organizza i dati su base annua utilizzando il Piano delle attività

·          la seconda organizza i dati su base annua utilizzando le previsioni annuali del progetto

Dalle maschere che aprite potete selezionare il periodo che intendete controllare, il programma compie le necessarie elaborazione e quindi vi consente di estrarre i dati in excel. I dati estratti possono essere trasmessi a chi di competenza per effettuare i controlli e le eventuali modifiche.

Un'altra possibilità è offerta dall'esportazione completa, che potete lanciare dal menù dei previsionali, nella sezione dei Progetti. Le tabelle estratte saranno quelle che contengono tutti i dati dei previsionali e dei Piani di Attività e comprendono le tabelle dei Flussi di cassa.

Tutte le tabelle sono utili per i controlli, ma un'attenzione particolare deve essere prestata alle seguenti :

·          Introiti

·          Transfer

·          Cash Flow

·          Recupero Oneri di Struttura

·          Oneri Forfettari

Previsionali Progetto - Piano delle Attività

Nella maschera che utilizzate per verificare i dati delle Attività sono riepilogati i valori caricati, distinguendo per totali  quelli caricati per il periodo precedente a quello che volete controllare e quelli per il periodo successivo, mentre per l'anno scelto essi vengono estratti distintamente per ciascun mese.

Dopo l'elaborazione  avete due pulsanti che vi consentono di estrarre i dati attinenti alle attività. Uno esporta in tabelle tutte le informazioni relative al progetto, l'altro esporta i dati visualizzati attinenti al periodo selezionato e popola le seguenti tabelle:

·          I Flussi Finanziari

·          Attività Cash

·          Recupero quote di struttura

·          Previsionale Quote di Altri

I dati estratti sono i seguenti:

inoltre popola le seguenti tabelle

·          Previsionale raggruppato per Conto, indicando distintamente la rilevanza finanziaria (Cash, forfait....)

·          Previsionale raggruppato per Attività,  indicando distintamente la rilevanza finanziaria (Cash, forfait....)

·          Previsionale Riepilogo Totali per Conto

·          Previsionale Riepilogo Totali per Attività

I dati estratti sono i seguenti:

Previsionale Progetto - Previsionale Annuo

La maschera per effettuare i controlli del previsionale annuo è la seguente:

da qui potete scegliere il progetto, filtrare i dati ed esportarli in excel. Con il Pulsante Form esportate le i dati visualizzati, che possono essere completi, solo di loco, solo cash e/o compattati.

Potete esportare inoltre i Flussi delle attività, per determinare l'impatto finanziario o popolare le tabelle per effettuare i controlli dei dati inseriti ed eventualmente provvedere a modificarli.

La tabella più importante di questi controlli è quella dei Flussi di Cassa. le altre tabelle sono utili perchè consentono di verificare la sostenibilità del progetto e perchè, inserita nel contesto di tutti i previsionali generano i valori riepilogativi della ONg, quella dei Flussi invece è necessaria per valutare la sostenibilità finanziaria dell'attività e per determinare il fabbisogno delle sedi.

Nell'esportazione sono comprese le tabelle:

·          Introiti

·          Transfers

·          Riepilogo Oneri Forfait

·          Recupero di Oneri di Struttura

·          Previsionale Riepilogo Oneri Cash in Loco

I dati contenuti in quest'ultima determinano il fabbisogno finanziario e consentono di pianificare i trasferimenti di fondi:

Nelle prime righe sono inseriti:

·          Periodo precedente

·         Riporti finanziari dal periodo precedente

·         Fondi Inviati e non ancora ricevuti

·         Debiti/crediti Residui

·          Mensilmente (GEN; FEB; MAR.....)

·         + Saldo del periodo precedente

·         + Variazioni dei Debiti e dei Crediti in Loco

·         + Pagamenti fatti in sede per il Loco (devono essere dedotti dagli invii di fondi)

·         + Proventi

·         - Oneri pagati Cash

In questo modo viene determinato il fabbisogno mensile. La cella della riga 2 contiene il collegamneto al riporto dal mese precedente rispettivamente per i valori previsionali e quelli a consuntivo, Spostando dalla cella del previsionale alla cella del consuntivo del mese precedente è possibile verificare l'effetto dello stato di avanzamento effettivo del progetto sul periodo seguente.

Analisi Previsionali ed Attività Per sede

Per fare i controlli dei previsionali dei progetti raggruppati per sede avete a disposizione differenti pulsanti che vi consentono di selezionare i dati da esportare.

Un'altra possibilità è offerta dall'esportazione completa, che potete lanciare dal menù dei previsionali, nella sezione delle sedi. Le tabelle estratte saranno quelle che contengono tutti i dati dei previsionali e dei Piani di Attività e comprendono le tabelle dei Flussi di cassa.

Le estrazioni parziali sono distinte tra Piano delle Attività e Previsionali Annui, la scelta opportuna dipende dalle informazioni che avete inserito.

L'organizzazione dei dati è la medesima di quella spiegata per i progetti, ma i dati saranno selezionati per Sede, evidenziando i dati dei progetti che li determinano. In  aggiunta alle esportazioni dei dati per progetto avete a disposizione il Pulsante del Global management. che contiene le seguenti Tabelle:

·         Cover

·         ELENCO PROGETTI - Contiene solo i progetti aperti

·         CONTI BANCARI IN LOCO ED IN SEDE, distintamente tra Conti dedicati e conti liberi

·         INCASSI - dati previsionali ed a consuntivo

·         Transfers - dati previsionali

·         Valute Disponibili - Contiene a consuntivo i dati dei Transfers e degli introiti. La colonna del conto consente di filtrare i dati che riguardano:

·        Conto degli introiti

·        Conto dei fondi assegnati ai progetti

·        Conto dei fondi inviati in sede

·        Conto dei fondi inviati alle altre sedi

·        Conto delle Valute Disponibili

·         FONDI PRG

·         PL - Sono i contratti con il Personale Locale, viene ricavato dalla tabella del Personale

·         PE - Sono i contratti con il Personale ONG, viene ricavato dalla tabella del Personale

·         CONTRATTI - Sono i contratti per gli acquisti ed i servizi, viene ricavata dagli impegni caricati nel DataBase

·         Previsionale Quote Altri - Viene ricavato dalle tabelle del Previsionale Annuo

·         Previsionale  Riep Forfait - Viene ricavato dalle tabelle del Previsionale Annuo

·         Recupero Quote Struttura - viene ricavato dalla tabella del Recupero Quote Ong

·         Previsionale Riep Progetti Cash - è la tabella dei flussi di cassa della sede

·         SITUAZIONE MISSIONE Banche - Contiene i dati delle banche, con i saldi contabili sino alla data selezionata e deve essere confrontata con i saldi degli E/conti

·         SITUAZIONE MISSIONE Casse - Sono i saldi cassa distinti per progetto e Sede Amministrativa

Esistono inoltre le seguenti tabelle, che tuttavia non sono ancora gestite con NPW:

·         SITUAZIONE MISSIONE Progetti

·         INDICI

·         RENDICONTAZIONI

·         SITUAZIONE MISSIONE che riepiloga le seguenti informazioni:

Analisi Previsionali ed Attività della Ong

Per fare i controlli dei previsionali dei progetti nel loro insieme avete a disposizione differenti pulsanti che vi consentono di selezionare i dati da esportare.

Un'altra possibilità è offerta dall'esportazione completa, che potete lanciare dal menù dei previsionali, nella sezione della ONG. Le tabelle estratte saranno quelle che contengono tutti i dati dei previsionali e dei Piani di Attività e comprendono le tabelle dei Flussi di cassa.

Le estrazioni parziali sono distinte tra Piano delle Attività e Previsionali Annui, la scelta opportuna dipende dalle informazioni che avete inserito.

i flussi di cassa saranno estrati per totali e sarà generata una tabella per ogni sede, che avra il nome di Cash Flow <Nome della sede>.