 |
Nella
fase di avvio dovete definire correttamente le sedi e le relazioni tra le
sedi, soprattutto se siete intenzionati ad installare il software in loco,
ma anche se è vostro interesse conoscere l'entità delle attività
distintamente per area geografica. |
|
Lo
stato di residenza dei Contatti (Fornitori, dipendenti, Local Staff....) è
una chiave fondamentale per l'analisi dei dati. |
|
L'area
di attività dei Progetto è un dato essenziale per l'estrazione dei Bilanci
in formato Agenzia delle Onlus. |
|
E'
opportuno creare un progetto generico per le attività di Fund Raising. |
|
L'IsoValuta
è la chiave che viene utilizzata per la gestione delle tabelle ufficiali
dei Tassi di Cambio. Se uno Stato cambia il codice Iso, modificatelo nella
tabella di base ed aggiungetelo alle valute disponibili, non modificate la
descrizione di quelle già utilizzate perchè ad esso è associato un codice
numerico. |
|
La
classificazione dei conti secondo lo schema del Codice Civile è
fondamentale per le elaborazioni. La distinzione tra Liquidità Sede e
Liquidità loco permette di conoscere le attività svolte in sede o in loco,
la classificazione dei debiti tributari permette di estrarre i dati per gli
F24..... |
|
Per
la corretta lettura dei dati ai fini del Controllo di Gestione e dei
rendiconti occorre che alcuni conti siano identificati e che contengano
soltanto valori omogenei.
|
|
Alcune elaborazioni dipendono dal loro corretto
utilizzo.
|
Crediti
per Progetti |
|
Crediti
per Fondi assegnati ai progetti |
|
Crediti
per anticipi al personale |
|
Conto
delle valute ricevute e disponibili |
|
Debiti
verso il Donor per Tranche ricevute |
|
Debiti
verso i Beneficiari |
|
Proventi
per progetti Realizzati |
|
Proventi
e Fondi di accantonamento distinti tra Donor, Valorizzazioni, Recupero
Oneri di struttura, Donazioni da privati |
|
|
La
lettura del saldo di un conto è utilizzata spesso per determinare il valore
ad un determinato momento, se il saldo dei debiti per le tranche ricevute è
generato soltanto dagli introiti dal Donor allora il programma è in grado
di confrontarlo direttamente con gli altri valori (Budget, quote di
competenza etc...), se invece è stata fatta la registrazione estinguendo
direttamente il credito tali valorizzazioni non saranno più possibili,
dovete esserne consapevoli per non cadere in errore.
Le
valute disponibili sono utilizzate per memorizzati i tassi di cambio reali,
che si ottengono dalle scritture contabili. |
|
La
corretta classificazione dei Donatori e delle Donazioni è fondamentale per
impostare le azioni di Mailing e la gestione delle Donazioni. Utilizzate in
modo appropriato le tabelle di base per le classificazione perché da esse
dipendono i raggruppamenti successivi. |
|
Il
sincronismo dei dati presuppone una gerarchia tra le sedi. La data di
chiusura definitiva è indispensabile per proteggere i dati in sede ed in
loco e per uniformare le scritture contabili. In loco essa viene fissata per
bloccare la propria contabilità, che non sarà più accessibile se non per
le informazioni delle date successive, in sede centrale sarà utilizzata per
aggiornare i dati in loco quando sarà fatto l'invio. |
|
Il
rispetto della gerarchia tra le sedi è fondamentale per l'attività di
sincronismo dei Dati. La sede superiore genera i dati per i livelli
successivi, i livelli successivi li utilizzano e generano i file per le sedi
superiori. Seguire l'iter dei livelli (N trasmette a n-1, n- trasmette
a n-2, n-2 trasmette a .....1) è importante per non perdere i dati
contabili delle periferie. |
