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NPW utilizza due schemi di bilancio ed oltre 200 modelli di stampa:
Nel programma trovate una trentina di possibilità di estrazione dei Bilanci che possono essere in Euro ed in altra valuta, nell'insieme oppure per Progetto, per Sede, per Stato o per Area. Gli scopi della contabilità sono quelli di rendicontare ai Donors e di individuare gli stessi importi all'interno dei Bilanci della ONG. Abbiamo creato molte procedure per estrarre ed elaborare i dati, che utilizzano chiavi e strumenti differenti per redigere i bilanci che possono essere per progetto, per sede, utilizzando il piano dei conti oppure i Budget Items. I dati possono essere stampati con una semplice e rapida elaborazione, oppure possono essere inseriti in Files di Excel, inserendo anche elaborazioni di analisi, per esempio dei dati patrimoniali, degli oneri divisi per progetto, della liquidità ecc.... Le
maschere presenti consentono di effettuare le stampe e le esportazioni in excel
o in msacces dei dati contabili e del bilancio definitivo. E'
possibile estrarre i Bilanci in formato Excel, stampare rapidamente i bilanci di
verifica ed effettuare le operazioni di analisi e di controllo del bilancio. I
bilanci sono completi (esistono 4 standard di bilancio), o parziali per sede,
progetto, ente finanziatore. A
supporto del bilancio esistono inoltre gli strumenti di controllo, che elaborano
e riepilogano le informazioni sui progetti. Importante è l'analisi del bilancio
nel suo complesso, l'analisi degli oneri di progetto e le estrazioni parziali
per anno di chiusura, per progetto vigente,... Dalla
maschera dell'estrazione dei bilanci potete estrarre i bilanci raggruppando i
valori per progetti, per sede per ente finanziatore. Li potete estrarre
utilizzando a vostra scelta il Paino dei Conti oppure le voci di Budget oppure
ancora raggruppando i valori per ente finanziatore (utilizza le tabelle dei
Budget).
Il bilancio usando i budget items A
differenza del bilancio che utilizza il piano dei conti, questa elaborazione
consente di elaborare i dati, evidenziando i valori dei progetti raggruppati tra
gli oneri ed i proventi per competenza, distinguendoli dagli oneri ed i proventi
che invece si riferiscono alla gestione dell’ONG.
Le
stesse selezioni possono essere fatte per elaborare le stampe dei movimenti
contabili; poiché si presuppone che le scritture inserite siano un numero
considerevole abbiamo optato per elaborare le stampe dei mastri per singolo
conto, ma è possibile personalizzare tale elaborazione, estraendo tutti i
movimenti di tutti i conti.
Quando
viene effettuata l’elaborazione completa del bilancio, senza selezionare un
progetto o una sede di competenza, è possibile memorizzarlo in definitivo
rispondendo affermativamente alla domanda che viene posta al termine
dell’elaborazione, ma soltanto nel caso in cui l’elaborazione si concluda al
31 dicembre..
La
memorizzazione del bilancio è utilizzata per inserire all’interno del DB la
memoria degli ultimi tre bilancio approvati definitivamente, è pertanto
sconsigliabile la sua memorizzazione se l’elaborazione non è definitiva,
altrimenti occorrerà intervenire manualmente per effettuare le correzioni che
rendessero necessarie.
I
processi per le elaborazioni sono identici sia che venga effettuata
l’elaborazione per Mastro/Conto e S/Conto, che raggruppando per Budget Item,
sia che l’elaborazione sia completa, per progetto o per sede. Come
prima cosa viene richiesto il periodo per il quale si vuole effettuare
l’elaborazione, suggerendo automaticamente l’ultima data memorizzata come
giorno di inizio. Individuata la data di inizio viene calcolata la data di fine
che può essere modificata.
Nel
momento in cui parte l’elaborazione viene verificato che essa non sia già in
corso, perché può essere stata lanciata da un altro operatore, e chiede se
volete sostituire l’ultima elaborazione fatta, segnalando anche il nome
dell’utente che l’ha fatta.
Dopo
che avrete dato risposta affermativa si procede all’elaborazione, memorizzando
i saldi e calcolando gli allegati di bilancio, che contengono le informazioni
sul saldo alla fine del periodo precedente, i movimenti in incremento dei valori
in dare ed in avere ed il saldo al termine del periodo.
Completata
l’elaborazione è possibile accedere alle stampe o analizzare i dati esportati
in Files
di Excel per la successiva analisi.
Se
il bilancio è già stato elaborato potete provvedere ella semplice
esportazione, ma prestate attenzione alle date definite nella maschera, perché
saranno quelle che appaione nei files che andrete a creare.
Il
bilancio per mastro conto e sconto Una
prima elaborazione consentita è quella del Bilancio dettagliato, mantenendo
separati i dati e distinguendoli per Mastro-Conto_S/conto, per valuta, sede di
competenza
e per progetto.
L’elaborazione
viene effettuata utilizzando i dati contabili ed il bilancio dell’anno
precedente (se è stato memorizzato), effettuando i confronti in automatico.
Al
termine dell’elaborazione il bilancio viene esportato in un file di Excel per
fare le valutazioni e le verifiche del caso. Durante l’esportazione vengono
estratti anche gli allegati al bilancio, che evidenziano il saldo iniziale, i
movimenti in incremento e decremento ed il saldo finale.
Qualora
la data di termine dell’elaborazione corrisponda al 31 dicembre viene
richiesto se volete memorizzare il bilancio. In caso di risposta affermativa il
programma provvede ad inserirlo tra gli ultimi tre bilanci elaborati, eliminando
quello risalente a quattro anni prima.
Gli
stessi dati possono elaborati utilizzando i Budget Items, oppure raggruppandoli
per progetto di rendicontazione, per sede di competenza, eliminando la
distinzione delle singole valute utilizzate e riepilogandoli in Euro e molte
altre combinazioni.
Questa elaborazione del bilancio provvede ad effettuare un controllo approfondito dei dati inseriti, verificando la congruità dei conti e la correttezza delle registrazioni, per tale motivo risulta più lenta dell’elaborazione degli altri tipi di bilancio, ma costituisce un importante momento di verifica.
Il
bilancio - estrazione completa per i Certificatori
Questo
bilancio richiede numerose elaborazioni ed è comunque abbastanza
lungo. L'elaborazione
estrae il bilancio e tutti gli allegati, creando una cartella contenente tutti i
dati da fornire al certificatore. Il nome della cartella sarà determinato dalla
data e dall'ora dell'estrazione e
conterrà i bilanci completi e parziali, alcune tabelle di dettaglio del
bilancio ed il dettaglio dei conti movimentati. Si
apre una maschera e si possono scegliere il progetto, la sede, l'ente
finanziatore. Completato l'inserimento dei parametri sarà estratto il bilancio.
Se non vengono inseriti i parametri allora il bilancio sarà completo e conterrà
tutte le tabelle di dettaglio. Al
termine dell'estrazione dei dati occorrerà indicare dove salvare il file
estratto.
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