NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

NPW utilizza due schemi di bilancio ed oltre 200 modelli di stampa:

Nel programma trovate una trentina di possibilità di estrazione dei Bilanci che possono essere  in Euro ed in altra valuta, nell'insieme oppure per Progetto, per Sede, per Stato o per Area. 

Gli scopi della contabilità sono quelli di rendicontare ai Donors e di individuare gli stessi importi all'interno dei Bilanci della ONG.

Abbiamo creato molte  procedure per estrarre ed elaborare i dati, che utilizzano chiavi e strumenti differenti per redigere i bilanci che possono essere per progetto, per sede, utilizzando il piano dei conti oppure i Budget Items.

I dati possono essere stampati con una semplice e rapida elaborazione, oppure possono essere inseriti in Files di Excel, inserendo anche elaborazioni di analisi, per esempio dei dati patrimoniali, degli oneri divisi per progetto, della liquidità  ecc....

Le maschere presenti consentono di effettuare le stampe e le esportazioni in excel o in msacces dei dati contabili e del bilancio definitivo.

E' possibile estrarre i Bilanci in formato Excel, stampare rapidamente i bilanci di verifica ed effettuare le operazioni di analisi e di controllo del bilancio. I bilanci sono completi (esistono 4 standard di bilancio), o parziali per sede, progetto, ente finanziatore.

A supporto del bilancio esistono inoltre gli strumenti di controllo, che elaborano e riepilogano le informazioni sui progetti. Importante è l'analisi del bilancio nel suo complesso, l'analisi degli oneri di progetto e le estrazioni parziali per anno di chiusura, per progetto vigente,...

Dalla maschera dell'estrazione dei bilanci potete estrarre i bilanci raggruppando i valori per progetti, per sede per ente finanziatore. Li potete estrarre utilizzando a vostra scelta il Paino dei Conti oppure le voci di Budget oppure ancora raggruppando i valori per ente finanziatore (utilizza le tabelle dei Budget).

Il bilancio usando i budget items

A differenza del bilancio che utilizza il piano dei conti, questa elaborazione consente di elaborare i dati, evidenziando i valori dei progetti raggruppati tra gli oneri ed i proventi per competenza, distinguendoli dagli oneri ed i proventi che invece si riferiscono alla gestione dell’ONG.

Le stesse selezioni possono essere fatte per elaborare le stampe dei movimenti contabili; poiché si presuppone che le scritture inserite siano un numero considerevole abbiamo optato per elaborare le stampe dei mastri per singolo conto, ma è possibile personalizzare tale elaborazione, estraendo tutti i movimenti di tutti i conti.

Quando viene effettuata l’elaborazione completa del bilancio, senza selezionare un progetto o una sede di competenza, è possibile memorizzarlo in definitivo rispondendo affermativamente alla domanda che viene posta al termine dell’elaborazione, ma soltanto nel caso in cui l’elaborazione si concluda al 31 dicembre..

La memorizzazione del bilancio è utilizzata per inserire all’interno del DB la memoria degli ultimi tre bilancio approvati definitivamente, è pertanto sconsigliabile la sua memorizzazione se l’elaborazione non è definitiva, altrimenti occorrerà intervenire manualmente per effettuare le correzioni che rendessero necessarie.

I processi per le elaborazioni sono identici sia che venga effettuata l’elaborazione per Mastro/Conto e S/Conto, che raggruppando per Budget Item, sia che l’elaborazione sia completa, per progetto o per sede.

Come prima cosa viene richiesto il periodo per il quale si vuole effettuare l’elaborazione, suggerendo automaticamente l’ultima data memorizzata come giorno di inizio. Individuata la data di inizio viene calcolata la data di fine che può essere modificata.

Nel momento in cui parte l’elaborazione viene verificato che essa non sia già in corso, perché può essere stata lanciata da un altro operatore, e chiede se volete sostituire l’ultima elaborazione fatta, segnalando anche il nome dell’utente che l’ha fatta.

Dopo che avrete dato risposta affermativa si procede all’elaborazione, memorizzando i saldi e calcolando gli allegati di bilancio, che contengono le informazioni sul saldo alla fine del periodo precedente, i movimenti in incremento dei valori in dare ed in avere ed il saldo al termine del periodo.

Completata l’elaborazione è possibile accedere alle stampe o analizzare i dati esportati  in Files di Excel per la successiva analisi.

Se il bilancio è già stato elaborato potete provvedere ella semplice esportazione, ma prestate attenzione alle date definite nella maschera, perché saranno quelle che appaione nei files che andrete a creare.

Il bilancio per mastro conto e sconto

Una prima elaborazione consentita è quella del Bilancio dettagliato, mantenendo separati i dati e distinguendoli per Mastro-Conto_S/conto, per valuta, sede di competenza  e per progetto.

L’elaborazione viene effettuata utilizzando i dati contabili ed il bilancio dell’anno precedente (se è stato memorizzato), effettuando i confronti in automatico.

Al termine dell’elaborazione il bilancio viene esportato in un file di Excel per fare le valutazioni e le verifiche del caso. Durante l’esportazione vengono estratti anche gli allegati al bilancio, che evidenziano il saldo iniziale, i movimenti in incremento e decremento ed il saldo finale.

Qualora la data di termine dell’elaborazione corrisponda al 31 dicembre viene richiesto se volete memorizzare il bilancio. In caso di risposta affermativa il programma provvede ad inserirlo tra gli ultimi tre bilanci elaborati, eliminando quello risalente a quattro anni prima.

Gli stessi dati possono elaborati utilizzando i Budget Items, oppure raggruppandoli per progetto di rendicontazione, per sede di competenza, eliminando la distinzione delle singole valute utilizzate e riepilogandoli in Euro e molte altre combinazioni.

Questa elaborazione del bilancio provvede ad effettuare un controllo approfondito dei dati inseriti, verificando la congruità dei conti e la correttezza delle registrazioni, per tale motivo risulta più lenta dell’elaborazione degli altri tipi di bilancio, ma costituisce un importante momento di verifica.

Il bilancio - estrazione completa per i Certificatori

Questo bilancio richiede numerose elaborazioni ed è comunque abbastanza lungo.

L'elaborazione estrae il bilancio e tutti gli allegati, creando una cartella contenente tutti i dati da fornire al certificatore. Il nome della cartella sarà determinato dalla data e dall'ora dell'estrazione  e conterrà i bilanci completi e parziali, alcune tabelle di dettaglio del bilancio ed il dettaglio dei conti movimentati.

Si apre una maschera e si possono scegliere il progetto, la sede, l'ente finanziatore. Completato l'inserimento dei parametri sarà estratto il bilancio. Se non vengono inseriti i parametri allora il bilancio sarà completo e conterrà tutte le tabelle di dettaglio.

Al termine dell'estrazione dei dati occorrerà indicare dove salvare il file estratto.