Gestione Donatori

Una delle attività caratteristiche delle ONG e delle ONP è la Raccolta Fondi finalizzata alle attività a favore dei Beneficiari dei progetti.

Nel programma sono state inserite 3 gestione delle Donazioni:

· Nel Menù della contabilità è inserita una procedura che consente di contabilizzare le donazioni ricevute, movimentando la scheda contabile del Donatore ed i proventi in modo appropriato

· Nel Menu delle Donazioni o inserita la gestione delle tabelle di Classificazione delle Attività e dei Donatori, con la contabilizzazione delle Donazioni ricevute, collegandole alle anagrafiche dei Donatori e dei Sostenitori

· nel Menù delle Donazioni sono gestiti i progetti di Sostegno a Distanza (SAD)

Nel primo caso vengono rilevati i dati salienti dei donatori e vengono contabilizzate le donazioni ricevute. Da tali inserimenti è possibile estrarre una lettera di ringraziamento e la certificazione, ma i dati dei donatori sono solo ed esclusivamente quelli ricavabili dalla tabella dei contatti.

Nell'altro caso vengono gestite le tabelle di classificazione dei donatori e dei progetti, con lo scopo di:

1. Monitorare i progetti,

2. Raccogliere le informazioni sui Donatori ed i Sostenitori

3. Adempiere alle attività tipiche del SAD

· Individuare il Progetto

· Individuare i Beneficiari

· Individuare i Corrispondenti associati a ciascun progetto

· Identificare le Unità locali che godono del Sostegno a Distanza (Scuola, Comunità....)

· Divulgare i Progetti SAD

· Raccogliere le Adesioni al SAD, collegandole a ciascun Beneficiario e determinando i criteri ed i principi per la raccolta delle donazioni (Versamento periodico costante, Versamento Random...)

· Monitorare gli incassi

· Inviare i Fondi in Loco

· Adempiere alle Attività di Mailing, per gestire i contatti con i donatori in funzione delle necessità di:

· Reperire Sostenitori per nuovi Beneficiari o per sostituire i Benefattori usciti

· Verificare e Monitorare i Flussi in Entrata dei SAD

· Contabilizzare la raccolta fondi assegnandola ai SAD di pertinenza

· Contabilizzare i contributi a favore della ONG

· Predisporre e contabilizzare gli invvi di fondi:

· Secondo il principio di cassa (Invio degli importi incassati)

· Secondo il principio della Competenza (Invio dei Fondi per i SAD Aperti e Coperti da Sostenitori)

· Predisporre i documenti per

· il Ringraziamento per le Adesioni ricevute

· il Ringraziamento per le Donazioni ricevute

· il Reminder delle Donazioni in scadenza

· la Certificazione ai Benefattori

· le Comunicazioni ai Corrispondenti

4. Adempiere alle attività di Raccolta Fondi finalizzate ad Opere Benefiche in genere

5. Effettuare azioni di mailing e divulgazione dei progetti e delle attività.

Aprendo il Menù delle donazioni trovate le sottocartelle che consentono di accedere alle Tabelle di Base ed alle Tabelle di gestione. Le prime attività da svolgere consistono nel predisporre le tabelle di classificazione, per poter in seguito espletare le funzioni caratteristiche di contabilizzazione, mailing e rendicontazione.

Le attività preparatorie consistono quindi nell'individuare:

· i Tipi di Progetti (SAD, Attività Generica di raccolta fondi....)

· i Settori che saranno collegati ai Tipi di progetti (SAD Bambini, SAD Donne, Progetto generico diffusione delll'istruzione....)

· i Mezzi di informazione (Stampa, Web....)

· le Campagne di Divulgazione (WEB - Mailing, Stampa - Pagina pubblicitaria su Vita....)

· le Azioni di Divulgazioni (Invio del Bollettino, Invio del CCP...)

· le Azioni di Mailing (Invio Bollettino, Stampa etichetta....)

· la Definizione dei testi e dei Format per le comunicazioni a mezzo Posta elettronica o cortacea. I testi saranno riconosciuti dall'Oggetto del documento, il corpo e la firma, unitamente all'oggetto, saranno inseriti nelle lettere o nei messaggi di posta eletronica

Un altra attività preparatoria riguarda la classificazione dei Donatori individuando:

· il Settore di interesse/tipo di interesse (attività di volontariato, Sottoscizione di SAD....), che sarà collegato ai Donatori

· l'Area di interesse che sarà collegata al Donatore ed Settore di Interesse (Donatore interessato as SAD con attività di divulgazione, Donatore sensibile al problema dei rifugiato con propensione al sostegno economico .....)

· L'individuazione dei Donatori, classificandoli con apposite chiavi di identificazione:

· Settori di interesse

· Aree di interesse

· Coniugato sì/no

· Con figli Sì/no

· Professione

· Appartenenza a Gruppi od Organizzazioni

· Interessato ad un Paese specifico

· Tipo di interesse

· Stato di Interesse

· Coniugato

· Con Figli

· Assenso alla Privacy (e IMPORTANTE gestirlo per le norme anti Spam)

Completato l'inserimento dei dati è possibile associare i donatori ai filtri che saranno utilizzati in seguito per definire le azioni da svolgere per contattarli o per estrarre i dati.

Potete quindi inserire tramite le maschere apposite per ciascun Donatore

· differenti Settori di interesse

· differenti Aree di interesse (il tipi di interesse è facoltativo)

· differenti azioni di Mailing

Dalla stessa maschera potete aggiornare i dati ogni qualvolta vi accingete ad effettuare un'atività di mailing.

Le attività successive si distinguono in:

· Gestione dei Sad

· Contabilità delle donazioni non collegate ai SAD

· Attività di Mailing ai Donatori

· Attività di mailing ai Sostenitori

· Estrapolazione Dati

· Per i Controlli Contabili e di Bilancio

· Per l'analisi dei dati sui Sostenitori

La contabilità delle Donazioni deve essere impostata tenendo conto degli obblighi ai fini di Bilancio.

Le donazioni possono essere LIBERE, ossia sono sostegno per le attività della ON, allora rientrano nell'area di attività del Fund Raising, oppure VINCOLATE. Il vincolo può essere determinato perchè si tratta di un SAD, ma può anche essere genericamente per la realizzazione di un'attività di sostegno specifica, allora rientrano nell'area di attività Tipica della ONG.

Per gestire correttamente le registrazioni contabili è opportuno creare i progetti ed i Budget degli oneri di gestione, collocandoli nelle rispettive aree di competenza, ottemperando in tal modo al regolamento dell'Agenzia delle Onlus.

Nella gestione dei SAD e delle Donazioni è stata prestata la massima attenzione per conservare la tracciabilità delle operazioni. Gli incassi sono referibili ai progetti, nel caso dei SAD anche al beneficiario, gli invii ai beneficiari sono riferibili direttamente agli incassi. Queste relazioni tra i dati dei donatori e dei benficiari sono evidenziate anche in contabilità, movimentando in modo appropriato le schede contabili di ciascuno di essi ed evidenziando le date di riferimento, perchè gli importi sono ripetitivi e si può incorrere in errori di valutazione e di interpretazione.

La gestione dei SAD presuppone un rapporto con il Donatore costante e duraturo nel tempo. L'ONG definisce i progetti di Sostegno a Distanza, Carica i dettagli del definendo i Benficiari, l' importo mensile, la quota ONG, i Partners e le loro quote.

Dopo aver definito i termini del SAD si provvede a raccogliere le sottoscrizioni ed esse sono inserite nel DataBase. Le attività successive consistono nell'incassare il SAD sottoscritto, nel sollecitare il pagamento, nel predisporre gli invii dei fondi ai beneficiari.

Gli invii possono essere predisposti per il semplice fatto che è stata ottenuta l'adesione di un sostenitore, oppure possono essere predisposti sulla base degli incassi effettivamente avvenuti.

Ai fini fiscali non è necessario disporre le certificazioni degli incassi ottenuti, ma a volte può risultare utile inviarle per mantenere vivo il contatto con il sostenitore e per menzionare la possibilità di ottenere dei benefici di natura fiscale a fronte dell'attività di sostegno.

Le attività di controllo e di corrispondenza consistono in:

· Stampe organizzate dei dati inseriti

· Esportazione in Excel dei dati inseriti

· Stampe dei Dati contabili

· Attività di corrispondenza con i sostenitori utilizzato gli appositi moduli ed i filtri

· Attività di Mailing ai Sostenitori dei SAD

· Attività di Mailing ai Sostenitori

· Attività di Corrispondenza con i Collaboratori in loco (Corrispondneti)