NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

I Software per la gestione e la contabilità degli Enti del Terzo Settore

Dopo vent'anni di esperienza con NPW System si aggiunge un nuovo prodotto, B-Tan.

Proponiamo due differenti programmi, un Gestionale Completo per le ONG “NPW System” ed un software contabile ottenuto semplificando il software per le ONG “B-Tan”.

Inizialmente il software NPW System è stato sviluppato in Italia da Stefano Motta, responsabile del progetto, e dai suoi collaboratori, attualmente entrambi i software sono sviluppati, mantenuti ed implementati nelle loro funzioni in Tanzania, in Italia invece esiste la struttura per la diffusione, che è curata da Big 2 Informatica e la manutenzione. La personalizzazione è fatta in Tanzania grazie anche al ricorso di risorse locali ed un accordo con l'Università RUCU di Iringa.

Nelle pagine a seguire troverete ulteriori informazioni e maggiori dettagli.  

Gli Enti del Terzo Settore devono adottare nuovi strumenti di Classificazione dei Bilanci, come previsto dalle recenti norme e come anticipati in precedenza dall'Agenzia delle Onlus. La norma impone di suddividere le attività dell'Ente in cinque aree di competenza, cosa che invece non è prevista per le Società Profit e la nostra opinione è che l'identificazione dell'area di appartenenza delle operazioni contabili debba avvenire nel momento in cui l'operazione viene rilevata contabilmente.

Questa è una necessità comune a tutti gli Enti del Terzo Settore, per brevità ETS, quindi anche delle Organizzazioni Non Governative, ONG, che ne fanno parte.

Tuttavia ci sono alcune particolarità che impongono alle ONG di adottare principi contabili più restrittivi, perchè sono chiamate ad attività di rendicontazione e di controllo dei flussi finanziari particolarmente impegnativi.

La norma prevede che le attività siano rilevate tenendo in considerazione il tipo di operazione, e sin tanto che si parla di Oneri e Sopravvenienze Interessi Attivi e Passivi, che rientrano nell'area di attività 4, oppure di Oneri e Proventi per la gestione dell'Ente, che rientra nell'area di attività 5, la cosa è semplice.

Altrettanto semplice è identificare le attività dell'area di attività 2, chiamate attività accessorie, che generalmente sono attività Profit, come la vendita di Gadgets, il commercio di prodotti Eco-Solidali o i servizi prestati a titolo oneroso realizzando profitti.

Più complessa invece è la gestione e la classificazione delle attività caratteristiche degli ETS e di Raccolta Fondi. A nostro giudizio la scelta deve tenere in considerazione il rapporto giuridico con chi ha erogato i fondi, perchè il vincolo che ne deriva determina la classificazione dell'operazione nell'Area di attività Caratteristica, la 1, piuttosto che nelle aree di attività del Fund Raising, Area 3. Se l'erogatore mette a disposizione i fondi con una finalità specifica, imponendo un vincolo all'utilizzo ben specifico, allora si rientra ella prima area area, altrimenti nella Area 3.

Come si evidenzia il tutto? La cosa diventa rilevante quando si procede a determinare il risultato di esercizio, perchè mentre i proventi per le aree di attività 2, 3, 4 e 5 andranno ad aumentare il Patrimonio netto , utili accantonati e disponibili, il risultato di esercizio dell'area di attività 1 andrà ad incrementare glu Utili NON disponibili, perchè vincolati alla realizzazione di attività a favore dei beneficiari identificati dal donatore al momento della donazione.

Ma esistono anche altri fattori che occorre tenere in considerazione: gli utili accantonati disponibili posso essere utilizzati per colmare le perdite subite dall'ETS, la stessa cosa non è possibile nel caso in cui le perdite eccedano tale disponibilità. E' scelta etica, ma non solo. Un'altro aspetto importante e che caratterizza le ONg è il fatto che le attività possono essere suddivise in due categorie, progetti finanziati in proprio attraverso la raccolta di fondi finalizzata alle attività di progetto  (tipicamente Sostegno a Distanza, cofinanziamento da privati di progetti specifici) e progetti finanziati da Enti e Fondazioni in base a contratti stipulati con i Donor (tipicamente progetti Co-Finanziati, per adottare un linguaggio comune anche se aproposito a volte si fa un po' di confusione).

Se il progetto è Co-Finanziato sostenendo gli oneri per implementarlo si accende un credito nei confronti del Donor e di eventuali partner, che deve essere rilevato ai fini contabili, così come occorre rilevare la disponibilità di fondi ricevuto per assolvere all'impegno di finanziamento in proprio di una parte del progetto, se il contributo del Donor non copre il 100% degli oneri da sostenere, e l'onere valorizzato degli oneri sostenuti dai partner. Questa distinzione comporta anche una gestione differente ai fini contabili del risultato di esercizio, legata anche al fatto che il periodo di validità del progetto non necessariamente corrisponde all'anno fiscale.

Oltre a tutto questo l'ONG ha la necessità di tracciare i fondi, l'incasso può avvenire in Sede Centrale, ma anche in loco, le attività si svolgono principalmente in paesi differenti ed occorre tenere sotto controllo la disponibilità di risorse finanziarie adeguate per implementare i progetti in corso, occore rendicontare come sono stati utilizzati i fondi ricevuti adottando criteri e metodi adeguati alle norme imposte dal Donor.

Questi sono essenzialmente i motivi per cui sono stati realizzati i due pacchetti software NPW System e B-Tan, dove il primo impone procedure molto restrittive perchè necessarie mentre il secondo consente una maggiore elasticità di gestione.