NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Introduzione

Il nostro settore di riferimento  è rappresentato dal Terzo settore in generale, al quale offriamo il Software NPW e attività di consulenza, formazione e servizi.

Il nostro impegno è quello di fornire un supporto nelle aree amministrativo/contabile e del controllo di gestione tramite figure professionali adeguate per garantire interventi di qualità, in considerazione anche delle norme in via di emanazione per la regolamentazione delle Organizzazioni Non Profit. Con tali norme sono stabilite le modalità di tenuta della contabilità (partita doppia) e la struttura del Bilancio di Esercizio (accompagnato dal Bilancio Sociale), che sarà in forma rigida come accade per le Aziende Profit.

Il Software NPW

Le versioni del Software NPW sono state realizzate grazie alle competenze in tema di contabilità e bilancio acquisite dal suo ideatore e sviluppatore nel settore Profit e Non Profit; sono il risultato di un lavoro costruito ex novo intorno ai progetti e alla contabilità di progetto (non si tratta di adattamenti dei pacchetti Profit) che ha richiesto oltre 40.000 ore di sviluppo e centinaia di migliaia di ore di utilizzo da parte di decine di utenti. Per tali motivi risponde al meglio alle esigenze del settore Non Profit, caratterizzato da peculiarità e necessità ben differenti da quelle che si riscontrano nel settore Profit.

L'ideatore del software, sviluppato sin dal 2002, è laureato in Economi all'università L.Bocconi di Milano e sin dal 1982 la sua attività professionale è stata quella di Amministratore di Società, Direzione e Controllo di Gestione con specializzazione in budgeting e finanza.

Egli all'epoca ha iniziato a sviluppare in proprio software; siamo alla preistoria dell'informatica, i pacchetti disponibili erano pochi ed embrionali, lui ha saputo sposare la sua attività fondamentale, quella di direzione aziendale, con lo sviluppo di applicativi che consentissero di ricevere in tempo utile le informazioni necessarie per il controllo e la pianificazione delle attività economiche e per la pianificazione delle attività future, una passione che lo ha caratterizzato nelle esperienze professionali successive.

Nel corso degli anni ha conosciuto 300 aziende profit, nel corso della sua attività di consulenza di direzione, e 200 ONG, ha sviluppato le conoscenze in tema di Bilancio e di Controllo di gestione, ha goduto della possibilità di trascorrere lunghi periodi all'estero in veste di Financial Officer o Country Administrator, ed ha continuato a sviluppare software, attività che predilige.

Npw System è stato il risultato di un suo impegno più che decennale, di studi approfonditi, di ricerca e di esperienza in Italia ed in loco, a stretto contatto con il Management e lo staff delle organizzazioni con cui ha collaborato.

Il Software NPW fornisce la soluzione completa a tutti gli aspetti amministrativi/contabili, di rendicontazione e di controllo operativo/finanziario delle organizzazioni del Terzo settore sia nelle Sedi Centrali sia in quelle Periferiche.

È un “sistema”, non un semplice programma di contabilità, è un applicativo che gestisce in modo integrato e rigoroso la raccolta dei dati contabili e di tutte le informazioni necessarie per impostare correttamente il Controllo di gestione.

I vantaggi del Software NPW

Mantenendo invariata l’impostazione di base, è possibile effettuare delle personalizzazioni per adattare il software NPW a eventuali necessità specifiche di organizzazione e funzionamento.

La storia del  Software NPW

NPW nasce nel 2002 in Africa, ad Addis Abeba, dove è stato ideato e realizzato per la gestione della contabilità di alcuni progetti finanziati dall’Ambasciata Austriaca e dalla UE. Lo scopo era inizialmente quello di raccogliere le informazioni contabili dei progetti da trasmettere alla Sede centrale in Italia.

Al rientro in Italia è stato individuato l’interesse da parte di alcune Organizzazioni Non Governative di ampliarne le funzioni, sviluppando un sistema contabile e di controllo di gestione più ampio e complesso, che doveva prevedere la Gestione della contabilità dell’Ente nel suo complesso e che doveva altresì fornire le informazioni per partecipare a nuovi bandi.

Gli obiettivi erano quelli di predisporre la contabilità in Sede, acquisendo anche la contabilità dei Paesi in cui i progetti vengono realizzati. E’ stato pertanto sviluppato il software tenendo presente che si dovevano far fronte a differenti livelli di competenza contabile. Non sempre gli operatori avevano le conoscenze necessarie per la tenuta della contabilità in partita doppia, anche se essa è da noi ritenuta fondamentale e unico valido metodo di tenuta della contabilità.

Apposite procedure semplificate e guidate lo hanno reso possibile. Inizialmente le organizzazioni interessate sono state il CCM – Comitato di Collaborazione Medica (Torino), Alisei (Milano), Emergency (Milano) e Ai.Bi. Amici dei Bambini (Milano).

Nel 2007, dopo un lungo periodo di sviluppo software e di test è stata avviata la vendita ed ora il Software è installato in oltre 30 Paesi ed è utilizzato da oltre 30 utenti di piccole e grandi dimensioni.  

Quando la Microsoft ha comunicato che molte funzioni utilizzate nella realizzazione del software sarebbero state abbandonate è iniziato un processo di migrazione ai nuovi linguaggi di programmazione. E' stato un lavoro impegnativo, perchè in realtà la migrazione è stata complessa, la maggior parte delle funzioni sono state riscritte perchè il passaggio da Visual Basic 6 alle nuove versioni basate su VB .Net si è rivelato oltremodo complesso.

Dal 2012 la struttura di sviluppo ha sede in Tanzania, per garantire il continuo aggiornamento del software a costi contenuti. La manutenzione e l’assistenza è garantita grazie ai moderni strumenti di comunicazione via internet.

Alcune caratteristiche di base del Software NPW

I dati sono memorizzati in DataBase studiati ad hoc, utilizzando i sistemi Microsoft, perché più performanti, diffusi e sicuri; le stampe sono realizzate con i Reports di Access e i dati possono essere esportati in Word ed Excel per utilizzarli senza che si rendano necessarie ulteriori manipolazioni.

L’accesso ai dati è effettuato grazie alle maschere realizzate con Visual Basic, che consentono un controllo puntuale e preciso della congruità e della correttezza delle informazioni inserite nel DataBase.

La contabilità è tenuta in partita doppia, ma esistono funzioni guidate che ne rendono facile l’utilizzo anche a persone non esperte di contabilità, come spesso accade nel mondo delle Organizzazioni Non Profit, ONG incluse.

Il Software NPW è modulare e il passaggio da una versione a un’altra non comporta interventi tecnici di manutenzione e/o di migrazione dei dati.

Il Software NPW da noi realizzato è stato impostato per gestire correttamente la contabilità ed il Bilancio, identificando correttamente la natura delle voci patrimoniali ed inserendo i progetti nel conto economico, individuandone l’area di competenza per tipo di attività.

Oltre alla semplicità di redazione dei bilanci in accordo con le indicazioni dell’Agenzia delle Onlus abbiamo prestato particolare attenzione alla gestione dei progetti e delle attività delle Organizzazioni nostre clienti ed alla gestione delle Donazioni da privati ed i SAD.

Tutto quanto gravita intorno ai progetti, che sono gestiti sia in Italia che in loco e lo scopo del software è quello di agevolare nella stesura dei rendiconti, guidando gli operatori sin dal momento della generazione del progetto per giungere ad estrarre i dati dei rendiconti in accordo con le disposizioni dei donatori istituzionali.

Lo scopo è quello di redigere i rendiconti economici e finanziari nel rispetto delle norme, garantendo altresì che i dati rendicontati appaiano in Bilancio, fatto importante perché uno dei controlli che viene effettuato è proprio la perfetta corrispondenza tra Bilancio e Rendiconto. Ciò è possibile perché la fonte dei valori è unica ed essi vengono estrapolati con procedure guidate.

Ogni singolo progetto ha un proprio bilancio, che entra nel bilancio dell’Ente andando a comporre i valori Patrimoniali ed economici. Lo stesso avviene per le Aree Geografiche, i Coordinamenti e le Sedi.

Tipicamente le Organizzazioni a cui ci rivolgiamo non sono obbligate alla contabilità I.V.A., ma ove essa sia necessaria perché viene svolta attività Accessoria di tipo commerciale è possibile utilizzare i moduli di gestione I.V.A., a completamento delle procedure contabili a disposizione degli utenti.

Per poter utilizzare il software è necessario effettuare delle operazioni preliminari di inserimento dati, caricando le anagrafiche di base, che consentono poi di gestire correttamente la contabilità. Esse sono tipicamente le anagrafiche dei Fornitori, dei Dipendenti, dei Collaboratori e dei Donatori o Finanziatori.

Inoltre è necessario caricare ed individuare le linee finanziarie dei Donatori, che contribuiscono finanziariamente alla realizzazione dei progetti ed a cui sarà necessario rendicontare l’utilizzo dei fondi adottando gli schemi delle voci di costo da loro imposti.

Dopo aver individuato le linee finanziarie si procede all’inserimento del Piano dei Conti, che è classificato secondo le voci della struttura di bilancio predisposto dall’Agenzia delle Onlus e dal Codice Civile.

Si procede quindi al caricamento dei Progetti indicando i dati necessari per la loro gestione, che sono Periodo di validità, Linea Finanziaria, Area di attività, Scadenze per i rendiconti, Apporti dei finanziatori in percentuale, ed infine viene generato il Budget e vengono caricati i valori di riferimento.

Conclusa questa fase preliminare è possibile iniziare l’inserimento della contabilità, che avviene utilizzando delle maschere tipicamente di Partita doppia, ma anche maschere che semplificano l’inserimento delle buste paga, la registrazione delle fatture soggette a ritenuta fiscale, la gestione delle quote forfetarie da calcolare e rendicontare in misura percentuale o in misura fissa, la redistribuzione dei costi di struttura sui progetti.

Se la contabilità è tenuta anche in valuta, perché le attività vengono svolte in Paesi diversi dall’area Euro, allora apposite procedure consentono di acquisire le informazioni per applicare correttamente i Tassi di cambio e per contabilizzare le differenze cambio, qualora esse vengano generate.

E’ possibile quindi applicare i tassi Cambio Medio Ponderato, Fi.Fo. Medio Ponderato, InforEuro Mensile, InforEuro Medio, Fi.Fo, Tasso ufficiale UN e Tasso Banca d’Italia.

Apposite maschere consentono di effettuare controlli e spunta dei dati, con lo scopo di monitorare costantemente i progetti e lo stato dell’arte dell’Ente. Con le visualizzazioni inserite si procede a confrontare il Budget e lo speso, accedendo direttamente ai dettagli delle scritture contabili ed apportando le eventuali modifiche, con economia di tempo.

Alla scadenza imposta dall’ente finanziatore si provvede ad estrarre i dati per predisporre il rendiconto economico e finanziario. Sono a disposizioni diversi moduli  di stampa e di excel, che rispecchiano le strutture imposte dai donatori.

Oltre a queste attività è possibile redigere rapidamente i Bilanci per Progetto, per Sede, per Stato, per Area, utilizzando diversi schemi e con livelli di raggruppamento più o meno ampi. Apposite procedure di analisi dei dati consentono inoltre di riepilogare le informazioni dei progetti confrontando rapidamente i Budget con lo speso, evidenziando i rischi ed analizzando la situazione finanziaria di ciascuno di essi.

I moduli per la gestione dei Donatori privati e dei Progetti Autofinanziati

Alcuni Enti si occupano di raccolta fondi per la realizzazioni di attività benefiche a favore di particolari categorie di beneficiari. Esse possono essere attività di supporto generiche oppure attività di Sostegno a distanza.

Per gestire tali attività è stata introdotta nel software un’apposita sezione che consente di classificare le tipologie di progetti, indicandone il tipo e le aree di intervento. E’ stata altresì inserita la classificazione ulteriore dei Donatori privati e dei Sostenitori, raccogliendo tutte le informazioni che possono essere necessarie per effettuare attività di sensibilizzazione e di promozione dei progetti in essere.

I progetti, i beneficiari ed i benefattori sono classificati, inserendo una molteplicità di informazioni che sono necessarie per creare mailing list, la corrispondenza e le normali azioni di controllo degli incassi.

I dati raccolti consentono di avviare le attività di progetto, raccogliere i dati contabili, monitorare le scadenze dei Sostegni a distanza, predisporre e contabilizzare gli invii di fondi ai Beneficiari od ai corrispondenti per l’assegnazione ai beneficiari.

In tale contesto sono inserite le maschere per le attività di Mailing, di informazione e di comunicazione con i sostenitori e/o con i donatori. Sono previste pertanto le stampe delle lettere di ringraziamento, di reminder, di certificazione delle donazioni ricevute, attingendo ai dati contabili ed alle informazioni di base precedentemente inserite.

La natura dei progetti e le scritture contabili ai fini di Bilancio con il Software NPW

Occorre prestare molta attenzione alla gestione dei progetti degli Enti Non Profit, perché non esistono ancora norme chiare e quelle esistenti colmano soltanto in parte le lacune. Solo ora è stato dato mandato all’Ordine dei Dottori Commercialisti di redigere delle norme contabili a tal proposito, ma nulla ancora è stato definito.

Come detto esistono due tipologie di attività tipiche per le aziende non profit, che sono quella di realizzazioni di progetti finanziati con una propria raccolta di fondi da destinare ad attività a favore di terzi e quella di realizzazione di progetti per i quali è stato ottenuto un cofinanziamento da un Ente Pubblico o Privato, al quale dovrà essere rendicontata l’attività svolta e dovranno essere riportati i valori dei Fondi ricevuti e del loro utilizzo.

In quest’ultimo caso non c’è una norma che indichi come debbano essere trattati da un punto di vista contabile ed i comportamenti incontrati sono molteplici. Una cosa però è certa, i progetti che chiamiamo cofinanziati generano un debito nei confronti dell’Ente Finanziatore che si estingue nel momento in cui viene approvato il rendiconto.

Ciò significa che in corso d’opera gli oneri sostenuti verranno imputati a conto economico, gli introiti ricevuti da altri enti, diversi dall’ente finanziatore, genereranno dei fondi accantonati per la copertura degli oneri di progetto, al termine dell’esercizio gli oneri sostenuti genereranno un credito nei confronti dei soggetti obbligati alla realizzazione del progetto.

Il software NPW consente di gestire in modo appropriato le due tipologie di progetti, costruendo le scritture contabili di fine esercizio.

Un altro aspetto importante riguarda la gestione dei Tassi di Cambio, perché qualsiasi tasso differente dal Cambio Medio Ponderato e dai Tassi Fi.Fo. generano differenze cambi, che devono essere iscritte a bilancio e che non sempre, anzi quasi mai, potranno essere rendicontate ai Donatori.

Infine occorre prestare attenzione alla registrazione degli introiti dei progetti cofinanziati. Anche in questo ambito abbiamo incontrato differenti comportamenti. Chi iscrive il credito per il contratto stipulato lo estingue con l’introito, indipendentemente dal fatto che il progetto sia stato avviato o realizzato. C’è poi chi lo iscrive tra i proventi ed al termine dell’esercizio rileva il rateo da portare all’esercizio successivo, oppure chi lo iscrive tra i debiti per i progetti da realizzare, ed altre forme ancora.

Noi di NPW propendiamo per la registrazione del Debito nei confronti dell’ente erogatore, da estinguere soltanto all’approvazione del rendiconto. Il software consente in ogni caso di adottare ognuno dei criteri previsti.